Branche · GaLaBau & Landschaftstechnik
GaLaBau: Abnahmen und Gewährleistung sauber belegt
VOB-Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokolle mobil mit Foto erfassen statt abends nachzutragen.
Im Garten- und Landschaftsbau entscheidet die Dokumentation über Abnahme, Gewährleistung und Folgeaufträge – von der Pflanzung bis zur Fertigstellungspflege. einfach.digital bringt Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokolle aufs Smartphone und in eine strukturierte Ablage, im Gewährleistungs- und Streitfall auffindbar. Region Hannover.
- VOB-Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokolle mobil mit Foto erfassen
- Abnahme- und Gewährleistungsnachweise je Bauvorhaben zentral ablegen
- Mängel und Nachbesserungen als nachvollziehbaren Vorgang führen
- Pflege- und Ausführungsstandards zentral für die Kolonnen bereitstellen
Das Problem
Anwuchs, Abnahme, Pflege – vieles bleibt unbelegt
Im GaLaBau zählt der dokumentierte Zustand: bei der Abnahme, bei der Fertigstellungs- und Entwicklungspflege und im Gewährleistungsfall. Häufig entstehen Abnahmen und Pflegenachweise auf Papier oder als lose Fotos – und fehlen genau dann, wenn über Anwuchs oder Mängel gestritten wird.
Das kostet Sie an drei Stellen: Gewährleistungsstreit ohne belastbaren Beleg, Nachweislücken bei Abnahmen und Pflege und Zeitverlust, wenn Berichte abends im Büro entstehen.
VOB-Abnahmen werden auf Papier erfasst und unvollständig abgelegt
Pflanz- und Pflegezustand wird nicht mit Foto und Datum belegt
Mängel und Nachbesserungen laufen per Zuruf statt als Vorgang
Ausführungs- und Pflegestandards hängen an einzelnen Kolonnen
Im Gewährleistungsfall zählt der belegte Zustand bei Abnahme und Pflege. Wer ihn mit Foto und Datum dokumentiert, steht im Streit deutlich besser da.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihre Aufmaß- oder Bausoftware. Wir schließen die Lücken auf der Baustelle.
Ihre Aufmaß-, Kalkulations- oder ERP-Software bleibt, wie sie ist – kein Systembruch, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokolle, die Gewährleistungsdokumentation und die Mängelprozesse, die heute noch auf Papier und im Handyspeicher hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Dokumentationsprozess
einfach.digital verbindet mobile Erfassung, Nachweisablage, Mängelvorgänge und Ausführungswissen zu einem klaren Prozess für GaLaBau-Betriebe.
Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokolle mobil erfassen mit Kizeo Forms
Kolonnen erfassen Abnahmen, Pflanzungen und Pflegegänge direkt auf der Baustelle per Smartphone – mit Foto, Standort und Unterschrift, auch offline.
Typische Protokolle: VOB-Abnahmen und Teilabnahmen, Pflanz- und Aussaatprotokolle, Fertigstellungs- und Entwicklungspflege, Baustellen- und Tagesberichte, Mängel- und Schadensaufnahme mit Fotos, Übergabeprotokolle.
Nutzen: Einheitliche Vorlagen statt loser Zettel, Foto und Standort direkt im Protokoll, belegter Zustand bei Abnahme und Pflege, sofort erzeugter PDF-Nachweis – ohne Nacharbeit im Büro.
Abnahme- und Gewährleistungsnachweise ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Abnahmen, Pflegenachweise und Baustellenunterlagen werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar – strukturiert je Bauvorhaben und Datum.
Typische Dokumente: Abnahme- und Übergabeprotokolle, Pflanz- und Pflegenachweise, Fotodokumentation mit Datum, Gewährleistungs- und Pflegeunterlagen, Aufmaße, Verträge und Korrespondenz mit Auftraggebern.
Nutzen: Zentrale Bauakte je Vorhaben, Volltextsuche statt Ordnerchaos, lückenlose Foto- und Pflegehistorie, im Gewährleistungs- oder Streitfall sofort auskunftsfähig.
Mängel und Nachbesserungen nachverfolgen mit Zammad
Aus Abnahmen und Pflegegängen entstehen nachvollziehbare Vorgänge mit Zuständigkeit, Status und Historie – bis Mangel oder Nachbesserung erledigt sind.
Typische Vorgänge: Mangel aus Abnahme, Ausfall oder Schaden an Pflanzung, Nachbesserung, Nachpflanzung, Gewährleistungsfall, Reklamation, Eskalation an Bauleitung und Auftraggeber.
Nutzen: Keine verlorenen Zurufe und Fotos, klare Zuständigkeiten, nachvollziehbarer Status je Mangel, belastbare Historie bei Gewährleistungs- und Nachbesserungsfällen.
Pflege- und Ausführungsstandards bereitstellen mit Docmost
Ausführungs- und Pflegestandards sowie Dokumentationsregeln liegen nicht in Köpfen, sondern als strukturierte Wissensbasis für die Kolonnen.
Typische Inhalte: Pflanz- und Pflegestandards, Ausführungs- und Qualitätsvorgaben, Pflegekalender, Checklisten für Abnahme und Übergabe, Sicherheits- und Einarbeitungsunterlagen, Dokumentationsregeln.
Nutzen: Einheitliche Ausführungs- und Pflegequalität über alle Kolonnen, schnellere Einarbeitung, weniger Abhängigkeit von Einzelwissen, klare Grundlage für wiederkehrende Pflege- und Abnahmeprozesse.
Beispielprozess
Abnahme einer Außenanlage – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer VOB-Abnahme einer Außenanlage: von der Erfassung vor Ort bis zur nachverfolgten Nachbesserung – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf.
- 1Kizeo Forms
Abnahme erfassen
- 2Paperless-ngx
Nachweis ablegen
- 3Zammad
Nachbesserung nachverfolgen
- 4Docmost
Standards bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Abnehmen & Pflegen
Erfassung vor Ort
VOB-Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokolle – mit einheitlichen Vorlagen, Foto, Standort und Unterschrift direkt auf der Baustelle erfasst und sofort als Nachweis ausgegeben.
Mängel & Gewährleistung
Vorgänge nachverfolgen
Aus Abnahmen und Pflege werden nachvollziehbare Vorgänge: Nachbesserungen, Nachpflanzungen und Gewährleistung – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie.
Bauakte & Wissen
Ablegen & bereitstellen
Bauakte, Abnahme- und Pflegenachweise und Ausführungswissen an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Kolonnen – als belastbare Grundlage für Gewährleistung und Betrieb.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer Außenanlagen baut und pflegt
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Daten in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was GaLaBau-Betriebe vor dem Start fragen
Ersetzt das unsere Aufmaß- oder Bausoftware?
Nein. Ihre Aufmaß-, Kalkulations- oder ERP-Software bleibt unverändert. einfach.digital setzt an den Lücken drumherum an: bei den mobilen Abnahmen, Pflanz- und Pflegeprotokollen, der Gewährleistungsdokumentation und der Mängelverfolgung.
Hilft das im Gewährleistungsfall?
Abnahmen und Pflegegänge werden mit Foto, Datum und Standort erfasst und strukturiert je Bauvorhaben abgelegt. Bei Streit über Anwuchs oder Mängel sind Sie damit schnell auskunftsfähig und können den belegten Zustand nachweisen.
Funktioniert die Erfassung ohne Netz?
Ja. Kizeo Forms speichert Protokolle lokal auf dem Gerät und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht – auch auf Baustellen ohne Mobilfunk.
Wo liegen unsere Baustellendaten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus losen Fotos wird eine belastbare Bauakte
Mit einfach.digital wird aus Papierabnahmen, losen Fotos und Zurufen ein klarer Dokumentationsprozess für den GaLaBau. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten Prozess ab – etwa die VOB-Abnahme einer Außenanlage.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenztes erstes Protokoll – z. B. die Abnahme oder das Pflegeprotokoll – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Abnahme-, Pflege- und Gewährleistungsdokumentation klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Protokolle heute noch auf Papier oder im Handyspeicher landen und welche sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.