Branche · Kälte-, Klima- & Lüftungstechnik
Kälte-, Klima- und Lüftungstechnik: Prüfungen lückenlos dokumentiert
Dichtheits- und Wartungsprotokolle mobil an der Anlage erfassen statt abends im Büro nachtragen.
KKL-Fachbetriebe stehen unter wachsendem Dokumentationsdruck: F-Gase-Verordnung, Dichtheitsprüfungen und BetrSichV verlangen lückenlose Nachweise über Eingriffe, Mengen und Maßnahmen. einfach.digital bringt diese Protokolle aufs Tablet und in eine strukturierte Ablage – ohne Ihre ERP- oder Service-Software zu ersetzen. Region Hannover.
- Dichtheits- und Wartungsprotokolle mobil an der Anlage erfassen
- Prüfberichte und Anlagendokumentation zentral und auffindbar ablegen
- Mängel und Folgeaufträge als nachvollziehbaren Vorgang führen
- Anlagenwissen und Prüfabläufe zentral fürs Team bereitstellen
Das Problem
Jeder Eingriff ist nachweispflichtig – die Doku läuft hinterher
In der Kälte-, Klima- und Lüftungstechnik ist fast jeder Eingriff nachweispflichtig: Dichtheitsprüfungen, Kältemittelmengen, Wartungen und Maßnahmen müssen dokumentiert und aufbewahrt werden. Erfasst wird vor Ort – sauber abgelegt oft erst Tage später im Büro.
Das kostet Sie an drei Stellen: verrechenbare Zeit durch Büro-Nacharbeit, Nachweislücken bei Dichtheits- und Wartungsdokumentation und Wissensverlust, wenn Anlagenwissen nur an einzelnen Technikern hängt.
Dichtheits- und Wartungsprotokolle werden vor Ort handschriftlich aufgenommen
Kältemittelmengen und Maßnahmen landen verstreut in Ordnern und Excel
Mängel und Folgeaufträge gehen zwischen Einsätzen verloren
Anlagenwissen hängt an einzelnen Technikern statt zentral im System
Wer Eingriffe und Mengen nicht lückenlos belegen kann, hat bei der nächsten Kontrolle ein Problem. Genau hier setzt eine strukturierte, mobile Dokumentation an.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihre Service-Software. Wir schließen die Dokumentationslücken.
Ihr ERP, Ihre Auftrags- oder Service-App bleibt, wie sie ist – kein Systembruch, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die Prüf- und Wartungsprotokolle, die Anlagendokumentation und die Mängelprozesse, die heute noch in Papier, Excel und E-Mail hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Dokumentationsprozess
einfach.digital verbindet mobile Erfassung, Nachweisablage, Mängelvorgänge und Anlagenwissen zu einem klaren Prozess für KKL-Fachbetriebe.
Dichtheits- und Wartungsprotokolle mobil erfassen mit Kizeo Forms
Techniker erfassen Prüfungen und Wartungen direkt an der Anlage per Smartphone oder Tablet – mit Messwerten, Mengen, Fotos und Unterschrift, auch offline.
Typische Protokolle: Dichtheitsprüfungen, Wartungs- und Inspektionsprotokolle für Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen, Kältemittel- und Mengenerfassung, Inbetriebnahme- und Übergabeprotokolle, Mängelaufnahme mit Fotos, Funktions- und Sichtkontrollen.
Nutzen: Einheitliche Prüfvorlagen statt freier Notizen, Messwerte und Mengen direkt im Protokoll, Foto und Unterschrift vor Ort, sofort erzeugter PDF-Bericht – ohne Abtippen im Büro.
Prüfberichte und Anlagendokumentation ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Protokolle, Prüfberichte und Anlagenunterlagen werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar – strukturiert je Kunde und Anlage.
Typische Dokumente: Dichtheits- und Wartungsnachweise, Anlagen- und Kältemitteldokumentation, Prüfberichte, Inbetriebnahme- und Übergabeprotokolle, Datenblätter, Serviceverträge und Korrespondenz mit Betreibern.
Nutzen: Zentrale Anlagenakte je Kunde, Volltextsuche statt Ordnerchaos, lückenlose Historie je Anlage, schnelle Auskunftsfähigkeit bei Kontrollen und Rückfragen.
Mängel und Folgeaufträge nachverfolgen mit Zammad
Aus Prüfungen und Wartungen entstehen nachvollziehbare Vorgänge mit Zuständigkeit, Status und Historie – bis Mangel oder Folgeauftrag erledigt sind.
Typische Vorgänge: Festgestellter Mangel an einer Anlage, Nachbesserung, Ersatzteilbeschaffung, Folgeauftrag aus der Wartung, Reklamation, Eskalation bei sicherheitsrelevanten Befunden.
Nutzen: Keine verlorenen Befunde, klare Zuständigkeiten, planbare Folgeaufträge als Umsatzbasis, nachvollziehbare Mängelverfolgung bis zur Nachbesserung.
Anlagenwissen und Prüfabläufe bereitstellen mit Docmost
Prüfabläufe, Grenzwerte und Anlagenwissen liegen nicht in Köpfen, sondern als strukturierte Wissensbasis fürs gesamte Technikteam.
Typische Inhalte: Prüf- und Wartungsabläufe je Anlagentyp, Grenz- und Richtwerte, Kältemittel- und Sicherheitshinweise, Einarbeitungsunterlagen, Checklisten und Dokumentationsregeln.
Nutzen: Einheitliche Prüfqualität über alle Techniker, schnellere Einarbeitung, weniger Abhängigkeit von Einzelwissen, klare Grundlage für wiederkehrende Prüf- und Wartungsprozesse.
Beispielprozess
Dichtheitsprüfung Kälteanlage – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Dichtheitsprüfung: von der Erfassung an der Anlage bis zum verfolgten Folgeauftrag – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf.
- 1Kizeo Forms
Prüfung erfassen
- 2Paperless-ngx
Prüfbericht ablegen
- 3Zammad
Folgeauftrag nachverfolgen
- 4Docmost
Prüfablauf bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Prüfen & Warten
Erfassung an der Anlage
Dichtheits- und Wartungsprüfungen, Inbetriebnahmen und Übergaben – mit einheitlichen Vorlagen, Messwerten, Mengen, Fotos und Unterschrift direkt an der Anlage erfasst.
Mängel & Folgeaufträge
Vorgänge nachverfolgen
Aus Befunden werden nachvollziehbare Vorgänge: Nachbesserungen, Ersatzteile und Folgeaufträge – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie, bis die Maßnahme erledigt ist.
Nachweise & Anlagenwissen
Ablegen & bereitstellen
Anlagenakte, Prüfnachweise und Prüfwissen an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Technikern – als belastbare Grundlage für Kontrollen und Betrieb.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen betreut
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Daten in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was KKL-Fachbetriebe vor dem Start fragen
Erfüllt Kizeo die Dokumentationspflicht der F-Gase-Verordnung?
Kizeo Forms ist ein konfigurierbares Formular-Werkzeug, kein zertifiziertes Logbuchsystem. Wir bilden die nötigen Angaben – Eingriffe, Kältemittelmengen, Maßnahmen, Datum, Unterschrift – als Pflichtfelder ab, sodass Sie lückenlos dokumentieren. Die fachliche Verantwortung und die konkrete Auslegung Ihrer Nachweispflicht bleiben bei Ihnen.
Funktioniert die Erfassung auch ohne Netz an der Anlage?
Ja. Kizeo Forms speichert Protokolle lokal auf dem Gerät und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht – auch in Technikräumen, auf Dächern oder im Keller ohne WLAN.
Wird der Prüfbericht sofort erzeugt?
Ja. Kizeo erzeugt direkt nach der Prüfung einen vollständigen PDF-Bericht mit Messwerten, Mengen, Fotos und Unterschrift. Er wird in Paperless-ngx je Anlage abgelegt – kein Abtippen, kein Medienbruch.
Wo liegen unsere Anlagen- und Kundendaten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus Büro-Nacharbeit wird ein durchgängiger Prüfprozess
Mit einfach.digital wird aus handschriftlichen Protokollen, abendlicher Nacharbeit und verstreuten Nachweisen ein klarer Prozess für KKL-Fachbetriebe. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten Prozess ab – etwa die Dichtheitsprüfung.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenztes erstes Protokoll – z. B. die Dichtheitsprüfung – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Prüf-, Wartungs- und Mängeldokumentation klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Protokolle heute noch Büro-Nacharbeit erzeugen und welche sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.