Branche · Maschinenbau / Produktion
Maschinenbau: QM-Dokumentation und Abnahmen ohne Ordnerchaos
QM-Lenkung, Maschinenabnahmen und Prüfnachweise strukturiert führen statt in Word und Laufwerken zu suchen.
Maschinenbau und produzierendes Gewerbe ticken anders als der klassische Wartungsbetrieb: Hier zählen QM-Dokumentenlenkung nach ISO 9001, Maschinenabnahmen und prüfbare Fertigungsnachweise. einfach.digital strukturiert diese Dokumentation – auditfähig und auffindbar, ohne Ihr ERP-, PLM- oder CAQ-System zu ersetzen. Region Hannover.
- Maschinenabnahmen und Endprüfungen mobil mit Checkliste erfassen
- Prüf-, Zeichnungs- und Fertigungsnachweise versionssicher ablegen
- Reklamationen und Korrekturmaßnahmen als nachvollziehbaren Vorgang führen
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen (QM-Lenkung) zentral bereitstellen
Das Problem
QM-Doku fordert Ordnung – die Praxis liefert Word und Laufwerke
Im Maschinenbau verlangt das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 gelenkte Dokumente, nachweisbare Maschinenabnahmen und prüfbare Fertigungsnachweise. In der Praxis liegen Verfahrensanweisungen, Prüfberichte und Abnahmen aber oft als Word-Dateien auf Laufwerken – ohne klare Version, Freigabe oder Auffindbarkeit.
Das kostet Sie an drei Stellen: Zeitverlust beim Suchen vor Audits, Nachweislücken bei Abnahmen und Korrekturmaßnahmen und Wissensverlust, wenn QM- und Prozesswissen nur an einzelnen Personen hängt.
Verfahrensanweisungen liegen als Word-Dateien ohne klare Version und Freigabe
Maschinenabnahmen und Endprüfungen werden auf Papier dokumentiert
Reklamationen und Korrekturmaßnahmen laufen per Mail statt als Vorgang
QM- und Prozesswissen hängt an einzelnen Personen statt zentral im System
Vor dem Audit zählt nicht, dass dokumentiert wurde, sondern dass es gelenkt, freigegeben und auffindbar ist. Genau das leistet eine strukturierte Dokumentenbasis.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihr ERP, PLM oder CAQ. Wir schließen die Dokumentationslücken.
Ihre ERP-, PLM- oder CAQ-Systeme bleiben, wie sie sind – kein Systembruch, kein Risiko für die laufende Produktion. Wir strukturieren die QM-Dokumentenlenkung, die Maschinenabnahmen, die Prüf- und Fertigungsnachweise und die Reklamationsbearbeitung, die heute noch in Word, auf Laufwerken und in E-Mail hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger QM- und Nachweisprozess
einfach.digital verbindet mobile Abnahme-Erfassung, versionssichere Ablage, Reklamationsvorgänge und gelenktes QM-Wissen zu einem klaren Prozess für Maschinenbau und Produktion.
Maschinenabnahmen und Endprüfungen mobil erfassen mit Kizeo Forms
Qualitäts- und Montagepersonal erfasst Abnahmen und Endprüfungen direkt an der Maschine per Tablet – mit Prüfmerkmalen, Messwerten, Fotos und Unterschrift, auch offline.
Typische Protokolle: Maschinenabnahmen (FAT/SAT), Endprüf- und Erstmusterprüfprotokolle, Inbetriebnahme- und Übergabeprotokolle, Wareneingangs- und Prüfmittelkontrollen, Mängel- und Abweichungserfassung mit Fotos.
Nutzen: Einheitliche Prüfmerkmale statt freier Notizen, Messwerte und Fotos direkt im Protokoll, sofort erzeugter PDF-Nachweis als Bestandteil der Abnahmedokumentation – ohne Abtippen.
Prüf- und Fertigungsnachweise versionssicher ablegen mit Paperless-ngx
Prüfberichte, Zeichnungen, Abnahmen und Fertigungsnachweise werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar – strukturiert nach Auftrag, Maschine und Dokumenttyp.
Typische Dokumente: Abnahme- und Endprüfprotokolle, Prüfberichte und Messprotokolle, technische Zeichnungen und Stücklisten, Konformitäts- und Materialnachweise, Wartungs- und Reparaturberichte, Lieferanten- und Kundenkorrespondenz.
Nutzen: Zentrale Auftrags- und Maschinenakte, Volltextsuche statt Laufwerk-Wildwuchs, klare Zuordnung je Auftrag, auditfähige Auskunftsfähigkeit ohne langes Suchen.
Reklamationen und Korrekturmaßnahmen nachverfolgen mit Zammad
Aus Reklamationen, Abweichungen und Audit-Findings entstehen nachvollziehbare Vorgänge mit Zuständigkeit, Status und Historie – bis die Korrekturmaßnahme wirksam ist.
Typische Vorgänge: Kundenreklamation, interne Abweichung, Korrektur- und Vorbeugemaßnahme, Lieferantenreklamation, Audit-Finding, Eskalation bei sicherheits- oder qualitätsrelevanten Befunden.
Nutzen: Keine verlorenen Mail-Ketten, klare Zuständigkeiten, nachvollziehbarer Status je Maßnahme, belastbare Historie für Audits, strukturierte Bearbeitung von Korrekturmaßnahmen.
QM-Lenkung und Prozesswissen bereitstellen mit Docmost
Verfahrens- und Arbeitsanweisungen liegen nicht als verstreute Word-Dateien, sondern als gelenkte, versionierte Wissensbasis mit klaren Freigaben für das Team.
Typische Inhalte: Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und Prüfpläne, QM-Handbuch-Inhalte, Freigabe- und Änderungsstände, Einarbeitungsunterlagen, Maschinen- und Prozessdokumentation.
Nutzen: Gelenkte Dokumente mit klarer Version und Freigabe, einheitliche Abläufe über Schichten und Standorte, schnellere Einarbeitung, weniger Abhängigkeit von Einzelwissen, auditfähige Grundlage.
Beispielprozess
Maschinenabnahme / Endprüfung – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Maschinenabnahme: von der Endprüfung an der Maschine bis zur nachverfolgten Korrekturmaßnahme – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf.
- 1Kizeo Forms
Abnahme erfassen
- 2Paperless-ngx
Nachweis ablegen
- 3Zammad
Korrekturmaßnahme steuern
- 4Docmost
Prüfplan bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Abnehmen & Prüfen
Erfassung an der Maschine
Maschinenabnahmen, Endprüfungen und Erstmusterprüfungen – mit einheitlichen Prüfmerkmalen, Messwerten, Fotos und Unterschrift direkt an der Maschine erfasst und sofort als Nachweis ausgegeben.
Reklamation & Korrekturmaßnahme
Vorgänge nachverfolgen
Aus Reklamationen, Abweichungen und Audit-Findings werden nachvollziehbare Vorgänge: Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie, bis die Maßnahme wirksam ist.
QM-Lenkung & Nachweise
Ablegen & bereitstellen
Gelenkte Verfahrensanweisungen, Prüfpläne und Auftragsnachweise an einem Ort: versioniert, freigegeben und auffindbar – als auditfähige Grundlage für QM und Produktion.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer Maschinen baut und Qualität nachweisen muss
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Daten in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was Maschinenbau-Betriebe vor dem Start fragen
Macht uns das ISO-9001-zertifiziert?
Nein. Wir liefern keine Zertifizierung und kein zertifiziertes QM-System, sondern das Werkzeug, mit dem Ihre Dokumentenlenkung, Abnahmen und Korrekturmaßnahmen strukturiert, versioniert und auffindbar werden. Das erleichtert Audits erheblich – die Zertifizierung selbst erfolgt durch Ihre Zertifizierungsstelle.
Ersetzt das unser CAQ- oder ERP-System?
Nein. Ihre CAQ-, ERP- oder PLM-Systeme bleiben unverändert. einfach.digital setzt an den Lücken drumherum an: bei der QM-Dokumentenlenkung, den mobilen Abnahmen, der Nachweisablage und der Reklamationsbearbeitung.
Wie funktioniert die Dokumentenlenkung in Docmost?
Verfahrens- und Arbeitsanweisungen werden versioniert geführt, mit klaren Ständen und nachvollziehbaren Änderungen. So arbeiten alle mit der freigegebenen Fassung – statt mit verstreuten Word-Versionen auf Laufwerken.
Wo liegen unsere QM- und Auftragsdaten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Abnahme-Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus Word und Laufwerken wird eine auditfähige Dokumentenbasis
Mit einfach.digital wird aus verstreuten Word-Dateien, Papierabnahmen, Mail-Ketten und Einzelwissen ein klarer QM- und Nachweisprozess für Maschinenbau und Produktion. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten Prozess ab – etwa die Maschinenabnahme oder die Dokumentenlenkung.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenzter erster Prozess – z. B. die Maschinenabnahme oder die gelenkte Verfahrensanweisung – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
QM-Lenkung, Abnahmen und Nachweise klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche QM- und Abnahmeprozesse heute noch in Word, auf Laufwerken oder per Mail laufen und welche sich sinnvoll strukturieren lassen – nüchtern und unverbindlich.