Branche · TGA / SHK
TGA / SHK: Übergabe und Wartung ohne Papierstapel
Inbetriebnahme-, Abnahme- und Wartungsprotokolle mobil erfassen und sofort sauber übergeben.
SHK- und TGA-Fachbetriebe dokumentieren laufend Inbetriebnahmen, Wartungen, VOB-Abnahmen und Übergaben. einfach.digital bringt diese Protokolle aufs Tablet und in eine strukturierte Ablage – mit sofort übergabefähigem Bericht, ohne Ihre Handwerker- oder ERP-Software zu ersetzen. Region Hannover.
- Wartungs-, Inbetriebnahme- und Abnahmeprotokolle mobil erfassen
- Anlagendokumentation und Nachweise je Kunde zentral ablegen
- Mängel und Folgeaufträge als nachvollziehbaren Vorgang führen
- Montage- und Prüfabläufe zentral fürs Team bereitstellen
Das Problem
Die Leistung ist erbracht – der Nachweis liegt noch im Auto
Im SHK- und TGA-Betrieb entstehen täglich Nachweise: Wartungsprotokolle, Inbetriebnahmen, VOB-Abnahmen und Übergaben. Häufig werden sie auf Papier ausgefüllt und liegen tagelang im Servicefahrzeug, bevor sie im Büro abgetippt und abgelegt werden.
Das kostet Sie an drei Stellen: verrechenbare Zeit durch Büro-Nacharbeit, Nachweislücken bei Abnahmen und Wartungen und Wissensverlust, wenn Anlagen- und Kundenwissen nur an einzelnen Monteuren hängt.
Wartungs- und Abnahmeprotokolle werden vor Ort handschriftlich ausgefüllt
Inbetriebnahme- und Übergabeunterlagen landen verstreut in Ordnern
Mängel und Folgeaufträge gehen zwischen Baustelle und Büro verloren
Anlagen- und Kundenwissen hängt an einzelnen Monteuren
Ein sauberer, sofort übergebener Nachweis ist Teil Ihrer Leistung – nicht lästige Pflicht danach. Genau das macht eine mobile Dokumentation möglich.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihre Handwerker-Software. Wir schließen die Dokumentationslücken.
Ihre Handwerker-, Aufmaß- oder ERP-Software bleibt, wie sie ist – kein Systembruch, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die Wartungs-, Abnahme- und Inbetriebnahmeprotokolle, die Anlagendokumentation und die Mängelprozesse, die heute noch auf Papier und in Excel hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Dokumentationsprozess
einfach.digital verbindet mobile Erfassung, Nachweisablage, Mängelvorgänge und Montagewissen zu einem klaren Prozess für SHK- und TGA-Betriebe.
Wartungs- und Abnahmeprotokolle mobil erfassen mit Kizeo Forms
Monteure erfassen Wartungen, Inbetriebnahmen und Abnahmen direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet – mit Messwerten, Fotos und Unterschrift, auch offline.
Typische Protokolle: Heizungs- und Anlagenwartung, Inbetriebnahme- und Einregulierungsprotokolle, VOB-Abnahmen und Übergaben, Dichtheits- und Druckprüfungen, Trinkwasser- und Hygienekontrollen, Mängelaufnahme mit Fotos.
Nutzen: Einheitliche Vorlagen statt freier Notizen, Messwerte und Unterschrift direkt im Protokoll, sofort erzeugter PDF-Bericht zur Übergabe – ohne Abtippen im Büro.
Anlagendokumentation und Nachweise ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Protokolle, Datenblätter und Anlagenunterlagen werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar – strukturiert je Kunde und Anlage.
Typische Dokumente: Wartungs- und Abnahmenachweise, Inbetriebnahmeprotokolle, Anlagen- und Gerätedatenblätter, Druck- und Dichtheitsprotokolle, Serviceverträge, Gewährleistungsunterlagen und Kundenkorrespondenz.
Nutzen: Zentrale Anlagenakte je Kunde, Volltextsuche statt Ordnerchaos, lückenlose Historie je Anlage, schnelle Auskunftsfähigkeit bei Gewährleistung und Rückfragen.
Mängel und Folgeaufträge nachverfolgen mit Zammad
Aus Wartungen und Abnahmen entstehen nachvollziehbare Vorgänge mit Zuständigkeit, Status und Historie – bis Mangel oder Folgeauftrag erledigt sind.
Typische Vorgänge: Mangel aus Wartung oder Abnahme, Nachbesserung, Ersatzteilbeschaffung, Folgeauftrag, Gewährleistungsfall, Reklamation, Eskalation bei sicherheitsrelevanten Befunden.
Nutzen: Keine verlorenen Befunde, klare Zuständigkeiten, planbare Folgeaufträge als Umsatzbasis, nachvollziehbare Mängelverfolgung bis zur Nachbesserung.
Montage- und Prüfabläufe bereitstellen mit Docmost
Montage- und Prüfabläufe, Hersteller- und Sicherheitshinweise liegen nicht in Köpfen, sondern als strukturierte Wissensbasis fürs Team.
Typische Inhalte: Montage- und Inbetriebnahmeabläufe, Wartungschecklisten je Anlagentyp, Hersteller- und Sicherheitshinweise, Trinkwasserhygiene-Vorgaben, Einarbeitungsunterlagen und Dokumentationsregeln.
Nutzen: Einheitliche Ausführungs- und Dokumentationsqualität, schnellere Einarbeitung neuer Monteure, weniger Abhängigkeit von Einzelwissen, klare Grundlage für wiederkehrende Montage- und Wartungsprozesse.
Beispielprozess
Heizungswartung & Übergabe – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Heizungswartung mit Übergabe: von der Erfassung vor Ort bis zum verfolgten Folgeauftrag – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf.
- 1Kizeo Forms
Wartung erfassen
- 2Paperless-ngx
Anlagenakte ablegen
- 3Zammad
Folgeauftrag nachverfolgen
- 4Docmost
Wartungsablauf bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Warten & Übergeben
Erfassung vor Ort
Wartungen, Inbetriebnahmen, VOB-Abnahmen und Übergaben – mit einheitlichen Vorlagen, Messwerten, Fotos und Unterschrift direkt vor Ort und sofort übergabefähigem Bericht.
Mängel & Folgeaufträge
Vorgänge nachverfolgen
Aus Befunden werden nachvollziehbare Vorgänge: Nachbesserungen, Ersatzteile, Folgeaufträge und Gewährleistung – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie.
Nachweise & Montagewissen
Ablegen & bereitstellen
Anlagenakte, Wartungs- und Abnahmenachweise und Montagewissen an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Monteuren – als belastbare Grundlage für Gewährleistung und Betrieb.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer Heizung, Sanitär und TGA installiert und wartet
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Daten in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was SHK- und TGA-Betriebe vor dem Start fragen
Ersetzt das unsere Handwerker- oder Aufmaß-Software?
Nein. Ihre Handwerker-, Aufmaß- oder ERP-Software bleibt unverändert. einfach.digital setzt an den Lücken drumherum an: bei den mobilen Wartungs-, Abnahme- und Inbetriebnahmeprotokollen, der Anlagendokumentation und der Mängelverfolgung.
Sind die Protokolle für VOB-Abnahmen und Wartungen geeignet?
Kizeo Forms ist ein konfigurierbares Formular-Werkzeug. Wir richten die Vorlagen nach Ihren Anforderungen ein – mit Messwertfeldern, Fotopflicht und Unterschrift. Ob ein Formular Ihre konkreten Abnahme- oder Wartungsanforderungen abbildet, klären wir vor dem Einsatz. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Wird der Bericht sofort übergabefähig?
Ja. Kizeo erzeugt direkt nach dem Termin einen vollständigen PDF-Bericht mit Messwerten, Fotos und Unterschrift, der dem Kunden sofort übergeben und in Paperless-ngx abgelegt wird – kein Abtippen, kein Medienbruch.
Wo liegen unsere Anlagen- und Kundendaten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus Büro-Nacharbeit wird ein durchgängiger Serviceprozess
Mit einfach.digital wird aus handschriftlichen Protokollen, abendlicher Nacharbeit und verstreuten Nachweisen ein klarer Prozess für SHK- und TGA-Betriebe. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten Prozess ab – etwa die Heizungswartung.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenztes erstes Protokoll – z. B. die Heizungswartung – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Wartungs-, Abnahme- und Mängeldokumentation klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Protokolle heute noch Büro-Nacharbeit erzeugen und welche sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.