Branche · Kommunale Gebäudewirtschaft
Kommunale Gebäude: Betreiberpflichten ohne Aktenchaos belegen
Wartung, Prüfungen, Begehungen und Schäden an Schulen, Kitas und Rathäusern nachvollziehbar dokumentieren.
Die kommunale Gebäudewirtschaft betreut Schulen, Kitas, Rathäuser und Sportstätten und trägt umfangreiche Betreiberpflichten. einfach.digital digitalisiert Wartungs-, Prüf-, Begehungs- und Schadensnachweise und das Objektwissen – ohne Ihr CAFM- oder kommunales Fachverfahren zu ersetzen. Region Hannover.
- Prüfungen, Wartungen und Begehungen mobil vor Ort erfassen
- Betreiber- und Prüfnachweise je Gebäude zentral und auffindbar ablegen
- Schäden und Mängel als nachvollziehbaren Vorgang führen
- Objekt- und Betreiberwissen zentral für Hausmeister und Verwaltung bereitstellen
Das Problem
Betreiberpflichten für viele Gebäude – Nachweise verteilt
Die kommunale Gebäudewirtschaft verantwortet zahlreiche öffentliche Gebäude und damit viele Betreiberpflichten: Brandschutz, Sicherheitsbegehungen, Wartung haustechnischer Anlagen, Spielplatz- und Verkehrssicherungskontrollen. Die Nachweise entstehen verteilt – bei Hausmeistern, Fremdfirmen und in der Verwaltung.
Das kostet Sie an drei Stellen: Zeitverlust durch Suchen und Nacharbeit, Nachweislücken bei Betreiberpflichten und Prüfungen und Wissensverlust, wenn Objektwissen nur an einzelnen Hausmeistern hängt.
Prüf- und Wartungsnachweise verteilt über Hausmeister, Fremdfirmen und Ämter
Begehungen werden auf Papier erfasst und spät oder gar nicht abgelegt
Schadensmeldungen laufen per Zuruf, Mail und Zettel statt als Vorgang
Objektwissen hängt an einzelnen Hausmeistern statt zentral im System
Betreiberverantwortung heißt: Sie müssen nicht nur handeln, sondern auch belegen können, dass gehandelt wurde. Über viele Gebäude hinweg wird das ohne strukturierte Dokumentation schnell unübersichtlich.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihr CAFM- oder Fachverfahren. Wir schließen die Lücken drumherum.
Ihr CAFM- oder kommunales Fachverfahren bleibt, wie es ist – kein Systembruch, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die mobilen Prüf-, Wartungs- und Begehungsnachweise, die Schadens- und Mängelprozesse und das Objektwissen, die heute noch in Papier, Excel und E-Mail hängen.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Dokumentationsprozess
einfach.digital verbindet mobile Erfassung, Nachweisablage, Schadensvorgänge und Objektwissen zu einem klaren Prozess für die kommunale Gebäudewirtschaft.
Prüfungen, Wartung und Begehungen mobil erfassen mit Kizeo Forms
Hausmeister und technische Mitarbeiter erfassen Kontrollen und Begehungen direkt im Gebäude per Smartphone oder Tablet – mit Foto, Unterschrift und Zeitstempel, auch offline.
Typische Formulare: Sicherheits- und Brandschutzbegehungen, Wartungskontrollen haustechnischer Anlagen, Spielplatz- und Verkehrssicherungskontrollen, Sicht- und Funktionsprüfungen, Mängelaufnahme mit Fotos, Abnahme- und Fremdfirmenprotokolle.
Nutzen: Einheitliche Checklisten statt freier Notizen, Fotodokumentation direkt im Protokoll, weniger Nacharbeit, strukturierte PDF-Ausgabe je Gebäude für Ablage und Nachweis.
Betreiber- und Prüfnachweise zentral ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Protokolle, Prüf- und Wartungsberichte, Fremdfirmenunterlagen und Gebäudeakten werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar.
Typische Dokumente: Prüf- und Wartungsnachweise, Begehungsprotokolle, Brandschutzdokumente, Wartungsverträge, Anlagenunterlagen, Abnahmeprotokolle, Fremdfirmenberichte und behördliche Korrespondenz je Gebäude.
Nutzen: Zentrale Gebäudeakte je Objekt, Volltextsuche statt Ordnerchaos, strukturierte Ablage nach Gebäude, Anlage und Dokumenttyp, schnelle Auskunftsfähigkeit bei Prüfungen und Rückfragen.
Schäden und Mängel nachverfolgen mit Zammad
Aus Meldungen, Begehungen und Wartungen entstehen nachvollziehbare Vorgänge mit Zuständigkeit, Status und Historie.
Typische Vorgänge: Schadensmeldung aus Schule oder Kita, Mangel aus Begehung, Reparaturauftrag, Fremdfirmenbeauftragung, interne Eskalation, Rückmeldung an Schulleitung oder Amt, Nachverfolgung offener Maßnahmen.
Nutzen: Keine verlorenen E-Mails und Zurufe, klare Zuständigkeiten, dokumentierter Status je Vorgang, bessere Fremdfirmensteuerung, nachvollziehbare Maßnahmenverfolgung bis zur Erledigung.
Objekt- und Betreiberwissen bereitstellen mit Docmost
Wiederkehrendes Objektwissen liegt nicht in Köpfen, sondern als strukturierte Wissensbasis für Hausmeister und Verwaltung.
Typische Inhalte: Objektsteckbriefe, Anlagenübersichten, Wartungspläne, Notfallkontakte, Eskalationswege, Betreiberpflichten je Gebäudetyp, Standardabläufe für Begehungen und Schadensfälle.
Nutzen: Weniger Abhängigkeit von einzelnen Hausmeistern, schnellere Einarbeitung, einheitliche Abläufe über viele Gebäude, klare Grundlage für wiederkehrende Betreiber- und Prüfprozesse.
Beispielprozess
Sicherheitsbegehung Schulgebäude – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Sicherheitsbegehung in einem Schulgebäude: von der Erfassung vor Ort bis zur behobenen Maßnahme – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf. Die fachliche Prüfung bleibt bei den zugelassenen Stellen.
- 1Kizeo Forms
Begehung erfassen
- 2Paperless-ngx
Gebäudeakte ablegen
- 3Zammad
Mangel nachverfolgen
- 4Docmost
Ablauf bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Prüfen & Begehen
Erfassung vor Ort
Sicherheits- und Brandschutzbegehungen, Wartungskontrollen, Spielplatz- und Verkehrssicherungskontrollen – mit einheitlichen Checklisten, Fotos und Zeitstempel direkt im Gebäude erfasst.
Schäden & Mängel
Vorgänge nachverfolgen
Aus Meldungen und Begehungen werden nachvollziehbare Vorgänge: Reparaturaufträge, Fremdfirmen und Eskalationen – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie, bis die Maßnahme erledigt ist.
Nachweise & Objektwissen
Ablegen & bereitstellen
Gebäudeakte, Betreiber- und Prüfnachweise und Objektwissen an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Hausmeistern – als belastbare Grundlage für Betreiberpflichten und Betrieb.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer öffentliche Gebäude betreibt
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Daten in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was die kommunale Gebäudewirtschaft vor dem Start fragt
Ersetzen Sie unser CAFM- oder Fachverfahren?
Nein. Ihr CAFM- oder kommunales Fachverfahren bleibt unverändert. einfach.digital setzt an den Lücken drumherum an: bei den mobilen Prüf-, Wartungs- und Begehungsnachweisen, der Schadens- und Mängelverfolgung und dem Objektwissen.
Hilft das bei unseren Betreiberpflichten?
Wir geben keine Konformitätszusage, liefern aber das Werkzeug für nachvollziehbare Nachweise: einheitliche Begehungs- und Prüfprotokolle, strukturierte Ablage je Gebäude und auffindbare Belege. So sind Sie über viele Objekte hinweg schneller auskunftsfähig.
Funktioniert das auch für viele Gebäude gleichzeitig?
Ja. Die Ablage ist nach Gebäude, Anlage und Dokumenttyp strukturiert, sodass Sie auch bei vielen Objekten schnell den richtigen Nachweis finden. Wir starten dennoch mit einem abgegrenzten Prozess und bauen aus, wenn der Nutzen sichtbar ist.
Wo liegen unsere Daten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus verteilten Nachweisen wird eine klare Gebäudeakte
Mit einfach.digital wird aus verstreuten Prüfberichten, Papierbegehungen, E-Mails und Einzelwissen ein klarer Prozess für die kommunale Gebäudewirtschaft. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten Prozess ab – etwa die Sicherheitsbegehung eines Gebäudetyps.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenzter erster Prozess – z. B. ein Begehungs- oder Wartungsprotokoll – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Prüf-, Begehungs- und Schadensdokumentation klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Prozesse heute noch auf Papier, Excel oder E-Mail basieren und welche sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.