Branche · Werkstatt & Reparaturbetriebe
Werkstatt & Reparatur: Annahme bis Übergabe ohne Papierkram
Annahme mit Vorschaden-Foto, Reparaturfreigabe, Servicebericht und Übergabe mobil erfassen statt auf Durchschlagpapier.
Reparaturbetriebe leben vom Nachweis: Wer ein Fahrzeug oder Gerät annimmt, repariert und übergibt, muss Zustand, Freigabe und Leistung belegen können – sonst wird aus „der Kratzer war vorher nicht da“ schnell Streit. einfach.digital bringt Annahmeprotokoll, Servicebericht und Übergabe aufs Tablet und in eine strukturierte Auftragsakte, im Reklamations- und Streitfall sofort auffindbar. Region Hannover.
- Annahme mit Vorschaden-Foto und Unterschrift mobil erfassen
- Reparaturfreigabe und Kostenrahmen dokumentiert einholen statt mündlich
- Servicebericht und Leistungsnachweis je Auftrag sauber ablegen
- Reparatur-, Reklamations- und Gewährleistungsvorgänge nachverfolgen
Das Problem
Repariert ist nicht belegt – und im Streitfall zählt nur der Nachweis
In der Werkstatt entscheidet die Dokumentation: Wer ein Fahrzeug oder Gerät annimmt, repariert und übergibt, muss den Zustand bei Annahme, die Freigabe vor der Reparatur und die erbrachte Leistung belegen können. In der Praxis entsteht das auf Durchschlagpapier, per WhatsApp-Foto oder mündlich am Tresen – und ist im Reklamationsfall nicht mehr greifbar.
Das kostet Sie an drei Stellen: Zeitverlust durch Abtippen und Suchen im Büro, Nachweislücken bei Annahmezustand, Freigabe und Leistung und Streit- und Gewährleistungsrisiko, wenn der belastbare Beleg fehlt.
Vorschäden bei der Annahme nicht dokumentiert – „der Kratzer war vorher nicht da“
Reparaturfreigabe und Mehrkosten nur mündlich – Streit über Umfang und Rechnung
Serviceberichte unter Zeitdruck ohne Material, Zeit oder Unterschrift ausgefüllt
Auftrags- und Gerätehistorie verstreut in Papier, WhatsApp und Laufwerken
Bei einer Reklamation zählt nicht, dass sauber gearbeitet wurde, sondern dass Sie Zustand, Freigabe und Leistung lückenlos belegen können. Genau das sichert eine mobile, strukturierte Auftragsdokumentation.
Unser Ansatz
Wir ersetzen nicht Ihre Werkstatt- oder Warenwirtschaftssoftware. Wir schließen die Lücke an Fahrzeug und Gerät.
Ihre Werkstatt-, DMS- oder Warenwirtschaftssoftware bleibt, wie sie ist – kein Systembruch, kein Risiko für den laufenden Betrieb. Wir digitalisieren die Annahme-, Freigabe-, Service- und Übergabeprotokolle und die Reklamationsprozesse, die heute noch auf Durchschlagpapier, in WhatsApp oder im Kopf einzelner Mitarbeiter hängen – direkt am Fahrzeug oder Gerät erfassbar und strukturiert abgelegt.
Klarheit
Ein nachvollziehbarer Prozess statt verteilter Insellösungen.
Souveränität
Auf deutscher Infrastruktur betrieben, Daten unter Ihrer Kontrolle.
Präzision
Strukturierte, auffindbare Nachweise statt loser Belege.
Die Lösung als System – nicht als Einzeltool
Ein durchgängiger Dokumentationsprozess
einfach.digital verbindet mobile Erfassung, Nachweisablage, Reklamationsvorgänge und Werkstattwissen zu einem klaren Prozess für Reparaturbetriebe.
Annahme, Servicebericht und Übergabe mobil erfassen mit Kizeo Forms
Mitarbeiter erfassen Annahmezustand, Reparaturfreigabe, Leistung und Übergabe direkt am Fahrzeug oder Gerät per Tablet – mit Foto, Unterschrift und Zeitstempel, auch offline.
Typische Protokolle: Annahmeprotokolle mit Vorschaden-Fotos und Kilometerstand, dokumentierte Reparaturfreigaben und Kostenrahmen, Serviceberichte mit Material und Arbeitszeit, Abnahme- und Übergabeprotokolle mit Kundenunterschrift, Probefahrt- und Mängelvermerke.
Nutzen: Einheitliche Vorlagen statt freier Notizen, Foto und Unterschrift direkt im Protokoll, zeitnahe statt nachträgliche Erfassung, sofort erzeugter PDF-Nachweis je Auftrag – ohne Abtippen im Büro.
Auftrags- und Gerätehistorie ablegen mit Paperless-ngx
Erzeugte Protokolle, Berichte und Belege werden zentral archiviert und per Volltextsuche auffindbar – strukturiert je Auftrag, Fahrzeug, Gerät und Kunde.
Typische Dokumente: Annahme-, Service- und Übergabeprotokolle, Kostenvoranschläge und Freigaben, Fotodokumentation, Ersatzteil- und Lieferbelege, Gewährleistungsunterlagen, Wartungs- und Reparaturhistorie je Fahrzeug oder Gerät, Korrespondenz mit Kunden.
Nutzen: Zentrale Auftrags- und Gerätehistorie statt Ordnerchaos, Volltextsuche statt Suchen, im Reklamations- oder Streitfall schnell auskunftsfähig, belastbare Nachweisbasis für Annahme, Freigabe und Leistung.
Reklamationen und Gewährleistung nachverfolgen mit Zammad
Aus Beanstandungen und offenen Punkten entstehen nachvollziehbare Vorgänge mit Zuständigkeit, Status und Historie – von der Reklamation über die Nacharbeit bis zur erneuten Übergabe.
Typische Vorgänge: Reklamation nach Übergabe, Gewährleistungsfall, Nacharbeit oder Nachbesserung, fehlendes Ersatzteil mit Wiedervorlage, Kulanzentscheidung, Eskalation bei wiederkehrendem Fehlerbild.
Nutzen: Keine verlorenen Zurufe, klare Zuständigkeiten, dokumentierter Status je Vorgang, nachvollziehbare Nacharbeit bis zur erneuten Übergabe – und ein belegbarer Verlauf für Gewährleistung und Kulanz.
Werkstattwissen und Standards bereitstellen mit Docmost
Reparaturabläufe, Prüf- und Annahmevorgaben und Sicherheitsinformationen liegen nicht in Köpfen, sondern als strukturierte Wissensbasis für das ganze Team.
Typische Inhalte: Annahme- und Übergabe-Checklisten, Reparatur- und Wartungsabläufe je Fahrzeug- oder Gerätetyp, Vorgaben zu Freigabe und Kostenrahmen, Ersatzteil- und Lieferantenhinweise, Einarbeitungsunterlagen und Dokumentationsregeln.
Nutzen: Einheitliche Annahme- und Reparaturqualität über alle Mitarbeiter, schnellere Einarbeitung, weniger Abhängigkeit von Einzelwissen, klare Grundlage für wiederkehrende Abläufe und saubere Übergaben.
Beispielprozess
Fahrzeugannahme mit Vorschaden – Schritt für Schritt
Am Beispiel einer Annahme mit dokumentiertem Vorschaden: von der Zustandsaufnahme an der Hebebühne bis zur dokumentierten Übergabe – jeder Schritt baut nachvollziehbar auf dem vorigen auf.
- 1Kizeo Forms
Annahme erfassen
- 2Paperless-ngx
Nachweis ablegen
- 3Zammad
Reklamation nachverfolgen
- 4Docmost
Ablauf bereitstellen
Anwendungsfälle
Drei Cluster – Sie starten dort, wo der Schmerz am größten ist
Je nach Ausgangslage beginnen wir mit einem der drei Cluster – nicht mit allem auf einmal.
Annahme & Übergabe
Erfassung am Fahrzeug
Annahmezustand mit Vorschäden, Reparaturfreigabe und Übergabe – mit einheitlichen Vorlagen, Foto, Unterschrift und Zeitstempel direkt am Fahrzeug oder Gerät erfasst und sofort als Protokoll ausgegeben.
Reklamation & Gewährleistung
Vorgänge nachverfolgen
Aus Beanstandungen werden nachvollziehbare Vorgänge: Reklamation, Nacharbeit und Gewährleistungsfall – mit klaren Zuständigkeiten, Status und Historie, bis das Fahrzeug oder Gerät belegbar wieder übergeben ist.
Historie & Werkstattwissen
Ablegen & bereitstellen
Auftrags- und Gerätehistorie, Nachweise und Reparaturwissen an einem Ort: zentral abgelegt, auffindbar und unabhängig von einzelnen Mitarbeitern – als belastbare Grundlage für Reklamation, Gewährleistung und Haftung.
Für wen die Lösung gedacht ist
Wer annimmt, repariert und übergibt
Hosting & betreuter Betrieb
Betreut eingerichtet, dediziert betrieben
Die Lösungen werden betreut eingerichtet und auf einer dedizierten Instanz betrieben. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Abläufen, klaren Berechtigungen, regelmäßigen Updates, Backup und Monitoring.
- dedizierte Instanz statt anonymer Sammelplattform
- Open-Source-Komponenten bei Paperless-ngx, Zammad und Docmost
- Daten in einem deutschen Rechenzentrum
- Backup, Updates und Monitoring als betreuter Betrieb
- klare Zuständigkeiten für Administration und Support
Transparenz statt Zertifikats-Versprechen
Warum digitale Souveränität bei uns der Trust-Anchor ist
Wir geben Ihnen kein pauschales Rechtsversprechen. Wir geben Ihnen stattdessen volle Transparenz darüber, wo und wie Ihre Daten liegen.
In Deutschland betrieben: Paperless-ngx (Revisionssicherheit), Zammad und Docmost betreiben wir für Sie auf deutschen Servern – Open Source, Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle.
EU-SaaS: Wo wir Kizeo Forms als Cloud-Dienst einsetzen, sagen wir Ihnen offen, dass die Infrastruktur teils auf AWS läuft und welche rechtlichen Rahmenbedingungen das bedeutet.
Transparente Lizenzen
Kizeo-Forms-Lizenzkosten geben wir 1:1 an Sie weiter – ohne versteckten Aufschlag. Sie zahlen für die Software, nicht für eine Marge darauf.
Sie behalten die Hoheit über Ihre Nachweise und Betriebsdaten – auch wenn Sie später den Hosting-Betrieb in eigene Hände nehmen möchten.
ISO-27001-Zertifizierungen beziehen sich auf das genutzte Rechenzentrum – nicht auf einfach.digital. Wir sagen Ihnen genau, was zertifiziert ist und was unsere eigene Leistung ist.
Häufige Fragen
Was Werkstätten vor dem Start fragen
Ersetzt das unsere Werkstatt- oder Warenwirtschaftssoftware?
Nein. Wir ersetzen keine Werkstattsoftware, kein DMS und keine Warenwirtschaft. Wir schließen die Lücke bei der Annahme-, Service- und Nachweisdokumentation: erfassen am Fahrzeug oder Gerät, strukturiert ablegen und Reklamationen als Vorgänge nachverfolgen – ergänzend zu Ihren bestehenden Systemen.
Hilft das im Reklamations- oder Streitfall?
Annahmezustand, Reparaturfreigabe und Übergabe werden mit Foto, Unterschrift und Zeitstempel erfasst und strukturiert je Auftrag abgelegt. Damit sind Sie bei Reklamation, Gewährleistung oder Streit über Vorschäden schnell auskunftsfähig und können belegen, in welchem Zustand das Fahrzeug kam und was freigegeben und geleistet wurde.
Funktioniert die Erfassung ohne Netz in der Halle?
Ja. Kizeo Forms speichert Protokolle lokal auf dem Gerät und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht – auch in Werkstatthallen oder Tiefgaragen ohne stabilen Empfang.
Wo liegen unsere Auftrags- und Kundendaten?
Paperless-ngx, Zammad und Docmost betreiben wir souverän auf dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum. Für die mobile Erfassung setzen wir Kizeo Forms als EU-SaaS ein; wo dessen Infrastruktur auf AWS läuft, legen wir das offen. Kizeo Forms ist ein konfigurierbares Formular-Werkzeug, kein zertifiziertes System.
Aus der Region
Aus der Region Hannover – für Betreiber in der Region
einfach.digital ist auf digitale Souveränität, in Deutschland betriebene Open-Source-Infrastruktur und Dokumentationsprozesse für technische Betriebe spezialisiert – mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen statt Großprojekt-Versprechen.
Ihr direkter Ansprechpartner
Routinefragen löst das System. Das Wichtige bespreche ich mit Ihnen.
Erstkontakt und Routinefragen laufen schnell über Chat, Ticketsystem und KI-gestützten Support – ohne Hotline-Warteschleife. Sobald es aber um Ihre Prozesse, Ihre Konfiguration oder eine echte Entscheidung geht, sprechen Sie mit mir – nicht mit einem wechselnden Agenten, der Ihr Setup erst nachlesen muss. Nüchtern, ehrlich und auf Augenhöhe, aus der Region Hannover.
Peter Neubert
Gründer & Geschäftsführer · einfach.digital
Aus Durchschlagpapier wird ein belastbarer Nachweisprozess
Mit einfach.digital wird aus handschriftlichen Annahmezetteln, mündlichen Freigaben und verstreuten Serviceberichten ein klarer Prozess für die Werkstatt. Sie erhalten:
So starten wir
Klein anfangen, sauber ausbauen
- 1
Erstgespräch & Anwendungsfall
Wir hören zu und grenzen gemeinsam einen ersten Prozess ab – etwa das Annahmeprotokoll mit Vorschaden-Beweissicherung.
- 2
Pilot
Der abgegrenzte Prozess wird digital umgesetzt und im Alltag erprobt – mit überschaubarem Aufwand.
- 3
Rollout & Betrieb
Nach erfolgreichem Pilot folgen Ausbau, betreuter Betrieb und – wo sinnvoll – weitere Prozesse.
Beauftragung: Ein klar abgegrenzter erster Prozess – z. B. das digitale Annahme- und Übergabeprotokoll – lässt sich schlank starten und sauber vergeben.
Annahme-, Service- und Nachweisdokumentation klarer organisierenDigitalisierungsberatung
aus Hannover
Wir prüfen gemeinsam, welche Protokolle heute noch auf Papier oder per WhatsApp laufen und welche sich sinnvoll digitalisieren lassen – nüchtern und unverbindlich.