Bases, Tabellen & Kanban

Eine Base ist eine strukturierte Datenbank innerhalb von Docmost. Dieselben Datensätze können als Tabelle oder Kanban-Board dargestellt werden. Bases eignen sich für kleine bis mittlere Arbeitslisten, nicht als Ersatz für ein spezialisiertes ERP-, Prüf- oder Instandhaltungssystem.

Stand: Docmost v0.95.0
Zielgruppe: Bearbeitende, Teamkoordination und Bereichsadmins
Edition: Business oder Enterprise; nicht in Community/Open Source verfügbar
Voraussetzungen und Rechte: aktive kommerzielle Lizenz; Bearbeiten oder Voller Zugriff zum Ändern, Anzeigen zum Lesen

Grundbegriffe

Base als ganze Seite erstellen

1. Erstellen Sie eine leere Seite.
2. Wählen Sie unter Loslegen mit die Aktion Base oder Kanban.
3. Vergeben Sie einen eindeutigen Titel.
4. Benennen und konfigurieren Sie die ersten Eigenschaften.

Base startet als Tabelle, Kanban als Board. Beide erzeugen denselben Basistyp und können später weitere Ansichten erhalten.

Base in eine Seite einbetten

1. Öffnen Sie eine normale Seite im Bearbeitungsmodus.
2. Geben Sie /base für eine Tabelle oder /kanban für ein Board ein.
3. Wählen Sie Base (Inline) beziehungsweise Kanban.
4. Nutzen Sie bei größerem Arbeitsumfang die Aktion zum Öffnen auf ganzer Seite.

Eine eingebettete Base eignet sich zum Beispiel unter einer Projektbeschreibung. Halten Sie den erklärenden Kontext als normalen Seitentext oberhalb der Base fest.

Eigenschaften auswählen

Docmost v0.95.0 unterstützt unter anderem:

Eigenschaft hinzufügen

1. Klicken Sie rechts neben den Spaltenüberschriften auf +.
2. Wählen Sie den Typ.
3. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein.
4. Konfigurieren Sie Optionen oder Standardwert.
5. Bestätigen Sie die Erstellung.

Beim Ändern eines Eigenschaftstyps können Werte verloren gehen. Docmost warnt bei problematischen Umwandlungen. Bei vielen Zeilen kann die Konvertierung im Hintergrund laufen.

Beispiel: Wartungskoordination

Hinweis: Gesetzliche oder herstellerbezogene Prüffristen nicht ungeprüft aus Beispieldaten übernehmen. Zuständige Fachrollen müssen Rhythmus und Qualifikation festlegen.

Tabellenansicht

In der Tabellenansicht können Sie:

• unten eine Zeile hinzufügen
• Zellen direkt bearbeiten
• Zeilen am linken Rand neu anordnen
• mehrere Zeilen auswählen und löschen
• einen Datensatz als Formular/Detailansicht öffnen
• Spalten ein- und ausblenden
• Spalten verschieben und ihre Breite ändern
• Felder filtern und bis zu fünf Sortierregeln kombinieren
• sichtbare Daten als CSV exportieren

Der erweiterte Datensatzdialog zeigt alle Eigenschaften und erlaubt die Navigation zur vorherigen oder nächsten Zeile.

Kanban-Ansicht

Ein Kanban-Board gruppiert Datensätze nach einer Auswahl- oder Status-Eigenschaft. Jede Option bildet eine Spalte; nicht zugeordnete Datensätze erscheinen unter Kein Wert.

• Karte in eine andere Spalte ziehen: ändert den Gruppierungswert.
• Karte innerhalb einer Spalte ziehen: ändert die Reihenfolge.
• Spalten ein-/ausblenden oder neu ordnen: passt die Ansicht an.
• Karteneigenschaften wählen: zeigt relevante Felder direkt auf der Karte.

Beispielspalten: Eingang → Geplant → In Arbeit → Prüfung → Erledigt.

Ansichten erstellen

1. Klicken Sie neben den Ansicht-Tabs auf +.
2. Wählen Sie Tabelle oder Kanban.
3. Wählen Sie beim Kanban die Auswahl- oder Status-Eigenschaft für die Gruppierung.
4. Benennen Sie die Ansicht nach ihrem Zweck.

Jede Ansicht merkt sich eigene Filter, Sortierungen, sichtbare Eigenschaften, Spaltenlayout und Gruppierung. Mehrere Ansichten verändern nicht die zugrunde liegenden Datensätze.

Filtern

Öffnen Sie Filter und wählen Sie Eigenschaft, Operator und Vergleichswert. Mehrere Bedingungen werden in v0.95.0 gemeinsam erfüllt – ein Datensatz muss also alle gesetzten Bedingungen treffen.

Typische Operatoren:

• Text: ist, ist nicht, enthält, enthält nicht, leer/nicht leer
• Zahl: ist, größer, kleiner, leer/nicht leer
• Auswahl/Status: ist, ist eine von, ist keine von
• Datum: vor, nach, am oder innerhalb eines relativen Zeitraums
• Person: ist, ist eine von, ist keine von

Relative Datumsfilter wie heute, diese Woche oder nächster Monat aktualisieren sich beim Laden der Ansicht.

Sortieren und Änderungen speichern

Sortierregeln bestehen aus Eigenschaft und Richtung. Bis zu fünf Regeln werden in Reihenfolge angewendet. Nach einer Änderung an Filtern oder Sortierung zeigt Docmost Speichern und Verwerfen:

• Speichern: Änderung wird Teil der Ansicht und gilt für alle Nutzer der Ansicht.
• Verwerfen: kehrt zur zuletzt gespeicherten Konfiguration zurück.

Formeln

Eine Formel-Eigenschaft berechnet einen schreibgeschützten Wert aus anderen Eigenschaften. Beispiel:

prop("Menge") * prop("Einzelpreis")

Unterstützt werden unter anderem Rechen-, Vergleichs- und Logikoperatoren sowie Funktionen für Mathematik, Text, Datum und Konvertierung. Testen Sie Formeln mit leeren, ungültigen und extremen Werten. Formelergebnisse sind keine buchhalterisch oder technisch geprüften Werte.

Berechtigungen und öffentliche Freigabe

Eine Base liegt wie eine Seite in einem Bereich:

• Anzeigen: Datensätze lesen, aber nicht ändern.
• Bearbeiten/Voller Zugriff: Datensätze, Eigenschaften und Ansichten bearbeiten.
• Kommerzielle Seitenberechtigungen können eine einzelne Base weiter einschränken.

Wichtig: Öffentliche Freigabe von Bases wird in v0.95.0 nicht unterstützt. Befindet sich eine Base auf einer öffentlich geteilten Seite, erscheint sie für öffentliche Besucher nicht.

Dokumentierte Grenzen

Docmost empfiehlt für gute Leistung weniger als 5.000 Zeilen pro Base. Viele Filter und Sortierungen können die Ladezeit erhöhen.

Weiterführende Originalquellen

• Bases↗ (öffnet in einem neuen Tab)
• Properties↗ (öffnet in einem neuen Tab)
• Views↗ (öffnet in einem neuen Tab)
• Filtering and Sorting↗ (öffnet in einem neuen Tab)
• Formulas↗ (öffnet in einem neuen Tab)