KI & Prüfworkflows
KI-Unterstützung und geregelte Freigaben nur mit passender Edition, Datenprüfung und menschlicher Kontrolle nutzen.
In diesem Kapitel8 Abschnitte
Docmost kann Text mit KI bearbeiten, Fragen über Workspace-Inhalte beantworten und – in einer weitergehenden Enterprise-Funktion – Seiten wiederkehrend prüfen oder formal genehmigen lassen. KI-Ausgabe und Prüfstatus lösen unterschiedliche Aufgaben und dürfen nicht miteinander verwechselt werden.
Stand: Docmost v0.95.0
Zielgruppe: KI-Nutzende, Fachprüfende, Bereichs- und Workspace-Admins
Edition: KI je nach Business-/Enterprise-Lizenz; Seitenverifizierung und formaler Genehmigungsworkflow Enterprise
Voraussetzungen und Rechte: aktive Lizenz; KI-Anbieter und Funktionen durch Workspace-Admin eingerichtet; Seitenzugriff für alle verwendeten Quellen
Voraussetzungen für KI
Ein Workspace-Admin kann zwei Funktionen unabhängig aktivieren:
- KI-gestützte Suche / AI Answers
- Generative KI / Ask AI im Editor
Zusätzlich muss ein unterstützter Anbieter konfiguriert sein. Die offizielle Dokumentation nennt Cloud-Anbieter wie OpenAI oder Google Gemini sowie lokale Modelle über Ollama. Welche Variante eingesetzt wird und wohin Daten fließen, muss die Organisation klären.
Datenschutz: Geben Sie keine Geheimnisse, Zugangsdaten, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertraulichen Kundendaten an eine KI-Funktion, solange Zweck, Anbieter, Speicherort, Vertrag, Protokollierung und interne Freigabe nicht geklärt sind. „Selbst gehostetes Docmost“ bedeutet nicht automatisch „lokale KI“.
Ask AI im Editor
Markieren Sie Text. Wenn generative KI aktiviert ist, erscheint Ask AI in der Formatierungsleiste. Verfügbare Aktionen umfassen:
| Aktion | Zweck | Prüfpunkt |
|---|---|---|
| Schreiben verbessern | Formulierung glätten | Bedeutung unverändert? |
| Rechtschreibung und Grammatik | sprachlich korrigieren | Fachbegriffe erhalten? |
| Länger machen | Details ergänzen | keine erfundenen Fakten? |
| Kürzer machen | verdichten | Warnungen und Ausnahmen erhalten? |
| Weiterschreiben | Text fortsetzen | nur als Entwurf behandeln |
| Erklären | Passage erläutern | Erklärung anhand Quelle prüfen |
| Zusammenfassen | Kernaussagen bilden | Vollständigkeit kontrollieren |
| Ton ändern | professionell, locker oder freundlich | zur Zielgruppe passend? |
| Übersetzen | eine unterstützte Sprache wählen | Fach- und Sicherheitsbegriffe prüfen |
Sie können außerdem eine eigene Anweisung in das Ask-AI-Feld eingeben. Formulieren Sie Aufgabe, Zielgruppe und gewünschtes Format – aber überlassen Sie der KI keine fachliche Freigabe.
Sichere Redaktionsroutine mit KI
- Nur freigegebenen Ausgangstext auswählen.
- Konkrete Bearbeitungsaufgabe formulieren.
- KI-Ausgabe zunächst als Entwurf behandeln.
- Jede Zahl, Frist, Norm, Rolle und Gefahrenmaßnahme gegen eine maßgebliche Quelle prüfen.
- Ton und Verständlichkeit durch die tatsächliche Zielgruppe testen.
- Erst danach in die maßgebliche Seite übernehmen.
Achtung: KI kann überzeugend formulierte, aber falsche Angaben erzeugen. Besonders bei Arbeitsschutz, Prüfpflichten, Rechtsfragen, technischen Grenzwerten und Einsatzentscheidungen ist eine qualifizierte menschliche Prüfung erforderlich.
AI Answers in der Suche
- Öffnen Sie die Suche mit
Strg/⌘ + K. - Aktivieren Sie AI Answers.
- Stellen Sie eine konkrete Frage.
- Klicken Sie auf Fragen oder drücken Sie
Enter. - Lesen Sie Antwort und genannte Quellen.
- Öffnen und prüfen Sie die maßgeblichen Seiten.
AI Answers verwendet nur Inhalte, auf die Ihr Konto zugreifen darf. Das ist ein wichtiger Zugriffsschutz, aber keine Aussage über fachliche Richtigkeit oder Aktualität.
Ungeeignete Frage:
Welche Prüffrist gilt gesetzlich immer für alle Anlagen?
Bessere Frage:
Welche intern dokumentierten Schritte nennt unser Bereich „Gebäudetechnik“ für die monatliche Kontrolle der Anlage RLT-03?
Wiederkehrende Seitenverifizierung
Die Enterprise-Funktion kann eine Seite mit benannten Prüfenden und einem Ablaufdatum versehen.
- Öffnen Sie das Symbol für die Seitenverifizierung beziehungsweise im Seitenmenü Verifizierung hinzufügen.
- Wählen Sie Wiederkehrende Verifizierung.
- Bestimmen Sie eine oder mehrere prüfende Personen.
- Legen Sie einen wiederkehrenden Zeitraum oder ein fixes Ablaufdatum fest.
- Bestätigen Sie, dass die Seite auf Richtigkeit geprüft wurde.
- Schließen Sie die Einrichtung ab.
Mögliche sichtbare Zustände sind Verifiziert, Prüfung erforderlich und Verifizierung abgelaufen. Zuständige Personen können nach erneuter fachlicher Prüfung wieder verifizieren. Berechtigte Verantwortliche können Prüfende und Ablauf ändern oder die Verifizierung entfernen.
Geeignet für:
- Betriebsanweisungen
- häufig genutzte FAQ- oder Störungsseiten
- Objektstandards
- wiederkehrend zu bestätigende Prozessbeschreibungen
Formaler Genehmigungsworkflow
Als zweite Enterprise-Variante kann ein formaler Dokumentenlebenszyklus eingerichtet werden. Der v0.95.0-Quellstand nennt:
Entwurf → In Genehmigung → Genehmigt → Veraltet
- Wählen Sie bei der Einrichtung Genehmigungsworkflow.
- Benennen Sie die prüfenden und genehmigenden Personen.
- Bearbeiten Sie die Seite im Entwurf.
- Reichen Sie sie mit Zur Genehmigung einreichen ein.
- Prüfende wählen Genehmigen oder Ablehnen und geben die Seite damit gegebenenfalls zur Überarbeitung zurück.
- Kennzeichnen Sie nicht mehr gültige Inhalte kontrolliert mit Als veraltet markieren.
Der Workflow ist für kontrollierte Dokumente und Qualitätsmanagement gedacht. Wie er in einen konkreten ISO-, Betreiber- oder Compliance-Prozess eingebettet wird, muss die Organisation eigenständig festlegen und prüfen.
KI und Prüfstatus klar trennen
| Aussage | Bedeutung |
|---|---|
| „Mit KI verbessert“ | Text wurde maschinell bearbeitet, nicht fachlich freigegeben |
| „Verifiziert“ | benannte Person hat nach eingerichtetem Ablauf bestätigt |
| „Genehmigt“ | Seite hat den konfigurierten Genehmigungsworkflow durchlaufen |
| „Aktuell“ im Seitentext | freie Behauptung ohne technischen Schutz |
Wichtig: Weder ein KI-Ergebnis noch ein manuell gesetztes Status-Badge erzeugt automatisch rechtliche, technische oder organisatorische Konformität.