Bereiche, Mitglieder & Gruppen verwalten

Bereichsadmins steuern, wer einen Bereich sehen, bearbeiten und verwalten darf. Gruppen vereinfachen wiederkehrende Zuweisungen, werden aber auf Workspace-Ebene von Besitzern oder Administratoren verwaltet.

Stand: Dokumentationsabgleich vom 16. Oktober 2026; Funktionsstand v0.96.0
Zielgruppe: Bereichsadmins; Abschnitt Gruppen zusätzlich Workspace-Besitzer/-Administratoren
Edition: Bereiche, Mitglieder und Gruppen sind Community/Open Source
Voraussetzungen und Rechte: Voller Zugriff für Bereichsverwaltung; Besitzer/Administrator für Gruppenerstellung und -mitgliedschaft

Einen Bereich erstellen

Workspace-Administratoren beziehungsweise entsprechend berechtigte Personen:

1. Öffnen Einstellungen → Bereiche.
2. Klicken auf Bereich erstellen.
3. Tragen Name, Slug und optional eine Beschreibung ein.
4. Bestätigen mit Erstellen.

Die erstellende Person erhält die Rolle Voller Zugriff und wird damit Bereichsadmin.

Name und Slug

• Name: verständliche Anzeige, etwa Teamwissen.
• Slug: kurzer Bestandteil der Webadresse, etwa teamwissen.
• Beschreibung: Zweck und Zielgruppe des Bereichs.

Ändern Sie einen etablierten Slug nur nach Abstimmung, da gespeicherte Adressen und externe Verweise betroffen sein können.

Bereichseinstellungen öffnen

Klicken Sie in der Bereichsseitenleiste auf Bereichseinstellungen. In der geprüften Version zeigt der Dialog abhängig von Rechten und Lizenz Tabs für:

• Einstellungen: Name, Slug, Beschreibung, Export und Löschen.
• Mitglieder: Personen und Gruppen samt Rollen.
• Sicherheit: kommerzielle Freigabe- und Kommentarkontrollen, wenn verfügbar.

Personen oder Gruppen hinzufügen

1. Öffnen Sie Bereichseinstellungen → Mitglieder.
2. Klicken Sie auf Bereichsmitglieder hinzufügen.
3. Suchen Sie eine Person oder Gruppe.
4. Wählen Sie die Rolle.
5. Bestätigen Sie mit Hinzufügen.

Rolle ändern

Öffnen Sie in der Mitgliederliste die Rollenauswahl neben Person oder Gruppe und wählen Sie die neue Rolle. Die Änderung wirkt direkt.

Prüfen Sie vorher andere Zugriffswege. Eine Person kann über eine Gruppe weiterhin eine höhere Rolle besitzen; in diesem Fall gilt der höchste Bereichszugriff.

Bereichsmitglied entfernen

1. Öffnen Sie Bereichseinstellungen → Mitglieder.
2. Suchen Sie die Person oder Gruppe.
3. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü am Eintrag.
4. Wählen Sie Bereichsmitglied entfernen.
5. Bestätigen Sie die Warnung.

Die Person verliert diesen Zugriffsweg vollständig. Ein weiterer direkter oder gruppenbasierter Zugriffsweg kann bestehen bleiben.

Hinweis: Die offizielle Seite zu Bereichen verweist an dieser Stelle teilweise fälschlich auf die Gruppenverwaltung. Der oben beschriebene Weg entspricht der geprüften Oberfläche und ihrem offiziellen Quellcode.

Gruppen verstehen

Eine Gruppe bündelt Workspace-Mitglieder. Statt zehn Personen einzeln einem Bereich hinzuzufügen, weisen Sie zum Beispiel die Gruppe Wiki-Redaktion mit Bearbeiten zu.

Die Gruppe Everyone ist standardmäßig vorhanden; alle Nutzerkonten gehören ihr an. Vergeben Sie dieser Gruppe nur Zugriff auf Inhalte, die tatsächlich für den gesamten Workspace bestimmt sind.

Gruppe erstellen

Nur Workspace-Besitzer oder -Administratoren:

1. Öffnen Workspace-Einstellungen → Gruppen.
2. Klicken Gruppe erstellen.
3. Geben Name und optional Beschreibung ein.
4. Suchen und wählen erste Mitglieder.
5. Bestätigen mit Erstellen.

Danach kann die Gruppe unter Bereichseinstellungen → Mitglieder einem Bereich zugewiesen werden.

Gruppenmitgliedschaft pflegen

Seit Version 0.96 lassen sich die Mitglieder einer Gruppe durchsuchen.

Unter Einstellungen → Gruppen → gewünschte Gruppe können Besitzer/Administratoren:

• Mitglieder hinzufügen
• über das Drei-Punkte-Menü Mitglieder entfernen
• Namen und Beschreibung bearbeiten
• die Gruppe löschen

Bei einer Löschung entfallen die über diese Gruppe vermittelten Zugriffswege. Prüfen Sie vorher alle zugewiesenen Bereiche und verbleibenden Verantwortlichen.

Space-Admin-Routine

Monatlich oder nach organisatorischen Änderungen:

• Neue Mitarbeitende sind in der richtigen Gruppe.
• Ausgeschiedene oder versetzte Personen wurden entfernt.
• Voller Zugriff ist auf wenige Verantwortliche begrenzt.
• Gruppenrollen entsprechen dem tatsächlichen Aufgabenprofil.
• Der Zugriff der Gruppe Everyone ist bewusst gesetzt.
• Kritische Bereiche wurden mit einem Testkonto geprüft.
• Vertretung für mindestens einen Bereichsadmin ist benannt.

Bereich exportieren

Bereichsadmins können unter Einstellungen einen vollständigen Markdown- oder HTML-Export, optional mit Anhängen, starten. Ein Export ist eine unabhängige Kopie und muss außerhalb von Docmost geschützt werden.

Bereich löschen

1. Bereichseinstellungen öffnen.
2. Tab Einstellungen wählen.
3. Löschen anklicken.
4. Den Bereichsnamen wie verlangt eingeben.
5. Aktion endgültig bestätigen.

Gefahr: Die Löschung ist irreversibel und entfernt den Bereich samt Inhalt. Sie geht nicht in den Seitenpapierkorb. Vorher Export, interne Freigabe, Zielkontrolle und Wiederherstellungsweg außerhalb der Oberfläche klären.

Typische Fehler

Eine Person wird direkt entfernt, bleibt aber über eine Gruppe berechtigt. Prüfen Sie vor und nach der Änderung die wirksamen Mitgliedschaften.

Weiter mit

• Wirksame Rollen verstehen
• Zusätzliche Seitenrechte prüfen

Weiterführende Originalquellen

• Spaces↗ (öffnet in einem neuen Tab)
• Groups↗ (öffnet in einem neuen Tab)
• Workspace↗ (öffnet in einem neuen Tab)