Vorlagen & synchronisierte Blöcke
Wiederverwendbare Strukturen und zentral gepflegte Inhaltsblöcke kontrolliert einsetzen und entkoppeln.
In diesem Kapitel10 Abschnitte
Vorlagen und synchronisierte Blöcke lösen zwei unterschiedliche Aufgaben: Eine Vorlage erzeugt einen neuen, unabhängigen Ausgangstext. Ein Synced Block hält denselben Inhaltsausschnitt auf mehreren Seiten gemeinsam aktuell.
Stand: Dokumentationsabgleich vom 16. Oktober 2026; Funktionsstand v0.96.0
Zielgruppe: Bearbeitende; Vorlagenverantwortliche und Bereichsadmins
Edition: Synced Blocks: Community/Open Source · Vorlagen: kommerziell
Voraussetzungen und Rechte: Bearbeitungsrecht; zum Erstellen von Vorlagen zusätzlich Workspace-Admin oder administrativ erlaubte Vorlagenerstellung für Mitglieder
Welche Funktion passt?
| Bedarf | Funktion | Verhalten nach der Erstellung |
|---|---|---|
| wiederkehrende neue Seite mit gleicher Gliederung | Vorlage | neue Seite ist unabhängig |
| ein Textausschnitt soll überall identisch bleiben | Synced Block | Änderungen werden an Referenzen sichtbar |
| Leser sollen zur maßgeblichen Seite wechseln | normaler Seitenlink | keine Kopie des Inhalts |
| einmalige Variante eines bestehenden Dokuments | Duplizieren | unabhängige Kopie |
Synced Block erstellen
- Öffnen Sie die Quellseite im Bearbeitungsmodus.
- Geben Sie
/syncedein und wählen Sie Synced Block. - Schreiben oder verschieben Sie den gemeinsam zu pflegenden Inhalt in diesen Block.
- Klicken Sie am Block auf Synchronisierten Block kopieren.
- Öffnen Sie die Zielseite und fügen Sie den kopierten Block ein.
Geeignete Inhalte:
- der gemeinsame Weg für interne Rückfragen
- eine einheitliche Begriffsdefinition
- die aktuelle Kontaktrolle für die Einarbeitung
- ein wiederkehrender Hinweis zum Umgang mit vertraulichem Wissen
Ungeeignet sind lange komplette Arbeitsanweisungen oder Inhalte, die pro Team bewusst abweichen.
Synced Block pflegen
Bearbeiten Sie den Inhalt am Quellblock. Referenzen auf anderen Seiten zeigen denselben aktuellen Inhalt. Über die Referenzanzeige lässt sich nachvollziehen, wo der Block verwendet wird.
Im Drei-Punkte-Menü des Quellblocks stehen zur Verfügung:
- Synchronisierung aufheben: Der Block wird zu normalem, lokalem Inhalt.
- Synchronisierten Block löschen: entfernt die Quelle; Referenzen können danach einen Hinweis anzeigen, dass das Original nicht mehr existiert.
Gefahr: Löschen Sie eine Quelle nicht, bevor die Referenzen geprüft wurden. Personen ohne Zugriff auf die Quellseite können außerdem eine Meldung sehen, dass der synchronisierte Inhalt nicht zugänglich ist.
Vorlagen verwenden
Vorlagen stehen nur bei aktivierter kommerzieller Funktion zur Verfügung.
- Öffnen Sie Vorlagen in der Hauptnavigation.
- Filtern Sie bei Bedarf nach einem Bereich.
- Öffnen Sie die Vorschau der gewünschten Vorlage.
- Klicken Sie auf Vorlage verwenden.
- Wählen Sie den Zielbereich und optional eine Elternseite.
- Bestätigen Sie mit Seite erstellen.
- Passen Sie Titel, Platzhalter, Zuständigkeit und fachliche Werte an.
Beispielvorlagen für das Team-Wiki:
- Arbeitsanweisung mit Zweck, Zuständigkeit und Schritten
- Besprechungsnotiz mit Entscheidungen
- Häufige Frage mit kurzer Antwort und Quelle
- Übergabe eines laufenden Themas
- Einarbeitungsübersicht für eine Rolle
Eine aus einer Vorlage erstellte Seite bleibt nicht mit der Vorlage synchron. Spätere Änderungen an der Vorlage verändern bestehende Seiten nicht.
Vorlage erstellen
Wenn Ihr Konto Vorlagen erstellen darf:
- Öffnen Sie Vorlagen.
- Klicken Sie auf Neue Vorlage.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Titel.
- Wählen Sie den Geltungsbereich:
- Global für workspaceweit nutzbare Vorlagen – typischerweise Workspace-Admin.
- einen bestimmten Bereich für fachlich begrenzte Vorlagen.
- Erstellen Sie die Grundstruktur im Vorlageneditor.
- Prüfen Sie die Vorschau und testen Sie einmal die Seitenerstellung.
Ob normale Mitglieder Vorlagen erstellen dürfen, kann in den Workspace-Sicherheitsoptionen festgelegt sein. Bearbeiten oder Löschen kann zusätzlich auf Workspace-Admins beschränkt sein.
Platzhalter eindeutig gestalten
Verwenden Sie sichtbare Arbeitsmarken statt scheinbar fertiger Beispielwerte:
[THEMA EINTRAGEN]
[VERANTWORTLICHE ROLLE]
[NÄCHSTEN PRÜFTERMIN FESTLEGEN]
[FREIGABEDATUM]
Achtung: Eine Vorlage ist keine automatische fachliche oder rechtliche Freigabe. Prüffristen, Qualifikationen und Gefahrenmaßnahmen müssen für den konkreten Prozess festgelegt und geprüft werden.
Governance-Check
Typische Fehler
Eine Vorlagenänderung soll bereits erstellte Seiten aktualisieren. Diese Seiten sind unabhängig; für gemeinsam aktuellen Text eignet sich ein Synced Block oder ein Link.
