Ansichten, Filter & Sortierung
Dieselben Daten für unterschiedliche Aufgaben darstellen, ohne sie zu duplizieren oder versehentlich auszublenden.
In diesem Kapitel10 Abschnitte
Ansichten beantworten unterschiedliche Arbeitsfragen mit denselben Tabellendaten. Eine Tagesansicht kann nur fällige Aufträge zeigen, während eine Qualitätsansicht erledigte Datensätze mit fehlender Dokumentation findet. Es entstehen keine Kopien.
Grundsatz: Daten gehören in Tabellen, Perspektiven auf Daten in Ansichten
Stand: Baserow 2.3.2
Edition: Grid, Galerie und Formular gehören zum freien Grundumfang; weitere Ansichtstypen und persönliche oder restriktive Ansichten können planabhängig sein
Eine Ansicht planen
Benennen Sie eine Ansicht nach der Arbeitsfrage, nicht nach der Person, die sie erstellt:
Heute fällig,Offen nach Zuständigkeit,Fehlende Prüfdatei,Kundenfreigabe – nur lesbar.
Peters Ansicht neu erklärt weder Zweck noch Zielgruppe.
Ansicht erstellen
- Öffnen Sie die Ansichtsauswahl.
- Wählen Sie Ansicht hinzufügen.
- Wählen Sie den passenden Typ.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen.
- Konfigurieren Sie sichtbare Felder, Filter und Sortierung.
- Prüfen Sie mit typischen und ungewöhnlichen Datensätzen.
Filter richtig verstehen
Ein Filter bestimmt, welche Zeilen in einer Ansicht sichtbar sind. Er löscht und verändert keine Zeilen. Typische Bedingungen sind:
- Status ist nicht
Erledigt, - Fällig ist heute oder früher,
- Zuständig enthält aktuelles Mitglied,
- Dateifeld ist leer,
- Priorität ist
Hoch.
Bei mehreren Bedingungen ist entscheidend, ob alle oder mindestens eine erfüllt sein muss. Erweiterte Filter können verschachtelte Gruppen bilden. Prüfen Sie die Logik mit bewusst konstruierten Gegenbeispielen.
Filterfalle: leere Werte
Status ist nicht Erledigt kann je nach Operator auch Zeilen ohne Status einschließen.
Wenn ein Status zwingend gesetzt sein soll, ergänzen Sie eine eigene Leerdaten-Kontrolle
oder einen zweiten Filter.
Sortierung
Sortierregeln werden in ihrer Reihenfolge angewendet. Für einen Arbeitsvorrat bietet sich an:
- Priorität absteigend,
- Fällig aufsteigend,
- Auftragsnummer aufsteigend.
Eine Sortierung ändert nicht die fachliche Priorität. Sie zeigt nur die vorhandenen Werte in einer bestimmten Reihenfolge.
Felder ein- und ausblenden
Zeigen Sie nur Felder, die für den Ansichtsweck nötig sind. Eine kompakte Einsatzansicht kann Objekt, Aufgabe, Termin und Kontakt zeigen; interne Kosten- oder Prüfvermerke bleiben ausgeblendet.
Wichtig: Ausblenden ist kein Zugriffsschutz. Berechtigte Tabellenmitglieder können das Feld möglicherweise in einer anderen Ansicht einblenden. Für Schutzbedarf sind Rollen und Feld-/Tabellenberechtigungen maßgeblich.
Kollaborativ, persönlich oder restriktiv
- Kollaborativ: Konfiguration wird gemeinsam genutzt.
- Persönlich: nur für die erstellende Person sichtbar; planabhängig.
- Restriktiv: begrenzt Zugriff auf definierte Daten; planabhängig und sorgfältig zu testen.
Nutzen Sie persönliche Ansichten für individuelle Arbeitsweisen. Nutzen Sie kollaborative Ansichten für abgestimmte Teamprozesse. Eine restriktive Ansicht ist nur dann eine Zugriffsgrenze, wenn die Berechtigungen verhindern, dass dieselbe Person die Tabelle über andere Wege vollständig sieht.
Ansicht teilen oder exportieren
Vor öffentlicher Freigabe oder Export prüfen Sie:
- sichtbare Zeilen,
- sichtbare Felder,
- Filter auf Sonderfälle und leere Werte,
- Anhänge und verknüpfte Informationen,
- Such- und Kopiermöglichkeiten,
- Widerruf beziehungsweise Deaktivierung des Links.
Qualitätsansichten als Kontrolle
Erstellen Sie bewusst Ansichten für Datenqualität:
Ohne Zuständigkeit,Fällig ohne Status,Doppelte externe ID,Erledigt ohne Abschlussdatum,Verknüpfung fehlt.
Solche Ansichten machen Fehler sichtbar, ohne die tägliche Hauptansicht zu überladen.