Verknüpfungen, Lookups, Rollups & Formeln
Tabellen sauber verbinden, Werte nachschlagen, aggregieren und berechnete Felder kontrolliert einsetzen.
In diesem Kapitel8 Abschnitte
Verknüpfungen vermeiden doppelte Stammdaten. Lookups und Rollups machen verbundene Werte sichtbar oder berechenbar. Formeln leiten Werte innerhalb einer Zeile ab. Richtig kombiniert entsteht aus losen Listen ein nachvollziehbares Datenmodell.
Für wen: Builder und Datenverantwortliche
Voraussetzung: Tabellen und Primärfelder sind bereits sinnvoll strukturiert
Risiko: Änderungen an Beziehungen wirken auf Ansichten, Apps, Automationen und API
Link-to-table: die Beziehung
Ein Link-to-table-Feld verbindet eine Zeile mit einer oder mehreren Zeilen einer anderen Tabelle. Beispiel:
Kunde 1 ─── n Anlagen 1 ─── n Serviceaufträge
In der Tabelle Anlagen verweist das Feld Kunde auf genau einen Kundendatensatz. In
Serviceaufträge verweist Anlage auf die betroffene Anlage. Der Kunde muss dadurch
nicht in jeder Auftragszeile erneut als Freitext gepflegt werden.
Beziehung anlegen
- Erstellen Sie ein Feld vom Typ Link to table.
- Wählen Sie die Zieltabelle.
- Entscheiden Sie, ob eine oder mehrere Zielzeilen erlaubt sind.
- Benennen Sie Hin- und Rückbeziehung verständlich.
- Testen Sie Anlage, Änderung und Entfernung einer Verknüpfung.
Praxisregel: „Mehrere Werte erlaubt“ nur aktivieren, wenn die Fachbeziehung wirklich n:m ist. Bequemlichkeit ist kein gutes Datenmodell.
Lookup: Wert anzeigen
Ein Lookup zeigt ein Feld aus verknüpften Zeilen an. Im Serviceauftrag kann beispielsweise über die Anlage der Kundenname sichtbar werden. Der Wert wird nicht separat kopiert.
Lookups eignen sich für:
- Kundenname oder Standort über eine Anlage,
- verantwortliche Abteilung eines Objekts,
- Kategorie eines verknüpften Artikels,
- Kontaktdaten zur Anzeige in einer App.
Ein Lookup ist schreibgeschützt. Ändern Sie den Ursprungswert in der Zieltabelle.
Count und Rollup
Count zählt verknüpfte Zeilen, etwa offene Aufträge pro Anlage. Rollup aggregiert ein Feld der verbundenen Zeilen, zum Beispiel Summe, Minimum, Maximum oder Durchschnitt.
Beispiele:
| Ziel | Grundlage |
|---|---|
| Anzahl Aufträge je Kunde | Count der verknüpften Serviceaufträge |
| letzter Wartungstermin | Maximum eines Datumsfeldes |
| Gesamtaufwand | Summe der Stundenwerte |
| durchschnittliche Bewertung | Mittelwert verknüpfter Ratings |
Aggregationen sind nur so belastbar wie Eingabedaten, Filterlogik und fachliche Definition.
Formula: Wert berechnen
Ein Formelfeld berechnet einen schreibgeschützten Wert aus Feldern derselben Zeile. Typische Fälle:
- Bezeichnung aus Nummer und Kurztext zusammensetzen,
- Fälligkeit aus Startdatum und Intervall ableiten,
- Netto × Menge berechnen,
- über Bedingungen eine Ampel oder Prüfinformation erzeugen,
- leere Werte kontrolliert behandeln.
Die Oberfläche bietet einen Formel-Editor; neuere Versionen unterstützen zusätzlich einen Expertenmodus. Verwenden Sie Feldbezüge und Funktionen entsprechend der offiziellen Formelreferenz Ihrer Version.
Formeln sicher entwickeln
Testen Sie mindestens:
- leere Werte,
- Null und negative Zahlen,
- Schaltjahre und Zeitzonen,
- mehrere verknüpfte Werte,
- entfernte Beziehungen,
- ungewöhnlich lange Texte,
- Berechtigungen auf Quellfelder.
Einordnung: Eine technische Formel ist keine fachliche Freigabe. Fristen, Abrechnungen oder Risikoklassen müssen von der verantwortlichen Fachrolle definiert und mit Testfällen abgenommen werden.
Änderungen ohne Kettenreaktion
Vor dem Umbenennen oder Löschen eines Quellfeldes prüfen Sie:
- Lookups, Rollups und Formeln,
- Filter und Sortierungen,
- Dashboard-Widgets,
- Datenquellen und Elemente in Anwendungen,
- Automationsvariablen und Bedingungen,
- API-Clients mit Feldnamen,
- Export- und Berichtsvorlagen.
Erstellen Sie bei produktiven Daten einen Snapshot und testen Sie die Änderung in einer Kopie. Dokumentieren Sie anschließend neue Feldnamen und Semantik.