Arbeitsbereiche, Datenbanken & Tabellen
Eine belastbare Struktur vom Workspace bis zur Tabelle planen, erstellen, benennen und weiterentwickeln.
In diesem Kapitel13 Abschnitte
Eine belastbare Baserow-Lösung beginnt nicht mit möglichst vielen Feldern, sondern mit einer verständlichen Trennung von Verantwortungsbereich, Datensatzarten und Beziehungen.
Für wen: Prozessverantwortliche, Builder und Workspace-Admins
Voraussetzungen und Rechte: zum Erstellen sind je nach Plan Admin- oder Builder-Rechte erforderlich
Ziel: eine Struktur, die ohne doppelte Daten und unklare Zuständigkeiten wachsen kann
Die drei Strukturebenen
Workspace
Ein Workspace ist eine Zugriffs- und Organisationsgrenze. Legen Sie nicht für jede kleine Liste einen neuen Workspace an. Ein neuer Workspace ist sinnvoll, wenn Mitglieder, Verantwortung oder Schutzbedarf deutlich getrennt werden müssen.
Datenbank
Eine Datenbank bündelt fachlich zusammengehörige Tabellen, zum Beispiel:
CRM – Übung
├── Unternehmen
├── Kontakte
├── Verkaufschancen
└── Aktivitäten
Tabelle
Eine Tabelle enthält genau eine Art von Datensatz. Prüfen Sie den Satz: „Eine Zeile ist ein/e …“. Lautet die Antwort je nach Zeile anders, sind wahrscheinlich mehrere Datensatzarten vermischt.
Gute und schlechte Tabellenzuschnitte
| Weniger belastbar | Besser strukturiert |
|---|---|
| eine Tabelle mit Unternehmen, Kontakt und jedem Gespräch in jeder Zeile | getrennte Tabellen mit Beziehungen |
| Monatsreiter für Januar, Februar, März | eine Tabelle mit Datumsfeld und Monatsansichten |
| Status als Freitext | Einzelauswahl mit festem Wertevorrat |
| mehrere Telefonnummern in einem Textfeld | eigene Felder oder verknüpfte Kontakte |
| „Sonstiges“-Spalte mit gemischten Inhalten | fachlich benannte, typisierte Felder |
Eine Datenbank erstellen
- Öffnen Sie den richtigen Workspace.
- Wählen Sie Neue Datenbank.
- Entscheiden Sie zwischen leerer Datenbank, Vorlage oder Import.
- Vergeben Sie einen fachlichen Namen statt eines Projektkürzels ohne Kontext.
- Benennen Sie die erste Tabelle im Plural oder als klaren Datensatztyp.
Vorlagen beschleunigen den Start, sollten aber nicht ungeprüft übernommen werden. Entfernen Sie unnötige Tabellen und Felder, bevor echte Daten importiert werden.
Tabellen anlegen und benennen
Für eine neue Tabelle gibt es typischerweise drei Wege:
- leer beginnen,
- Daten einfügen,
- CSV-, Excel-, JSON- oder XML-Datei importieren.
Nutzen Sie kurze, fachlich eindeutige Namen. Vermeiden Sie Versionsnummern wie
Kontakte neu final 2. Änderungen gehören in nachvollziehbare Struktur- und
Release-Entscheidungen, nicht in den Tabellennamen.
Primärfeld planen
Das erste Feld einer Tabelle ist das Primärfeld. Es wird in Verknüpfungsdialogen und vielen Darstellungen als Bezeichnung der Zeile verwendet. Geeignet sind:
- Bezeichnung einer Verkaufschance,
- Unternehmensname mit unterscheidendem Zusatz,
- Kontaktname mit einer zusätzlichen eindeutigen Kennung bei Namensgleichheit,
- automatisch zusammengesetzte Formel, sofern verständlich und stabil.
Ungeeignet sind sehr lange Beschreibungen, wechselnde Statusangaben oder nicht eindeutige
Werte wie Prüfung.
Reihenfolge für ein neues Datenmodell
- Datensatzarten auf Papier benennen.
- Verantwortliche und Schutzbedarf je Datensatzart klären.
- Tabellen mit Primärfeld erstellen.
- Grundlegende Feldtypen anlegen.
- Beziehungen ergänzen.
- Testdaten mit Sonderfällen erfassen.
- Erst danach Ansichten, Formulare, Apps und Automationen bauen.
Achtung: Das spätere Aufteilen einer produktiven Misch-Tabelle ist möglich, aber aufwendig. Es verändert IDs, Beziehungen, API-Zugriffe und Automationen.
Strukturänderungen kontrollieren
Vor dem Löschen oder Umbenennen einer Tabelle oder eines Feldes prüfen Sie:
- verknüpfte Tabellen,
- Lookups, Rollups und Formeln,
- Formular- und andere Ansichten,
- Application-Builder-Datenquellen,
- Dashboards,
- Workflows,
- API-Clients und Webhooks,
- Exporte und Berichte.
Erstellen Sie vor größeren Umbauten einen Snapshot und dokumentieren Sie erwartete Auswirkungen. Der Papierkorb ist nur eine kurzfristige Rückfallebene.
Typische Fehler
Keine getrennte Kontaktliste je Vertriebsphase anlegen. Unternehmen einmal erfassen, Kontakte und Chancen damit verknüpfen.
Weiter mit
Die passenden CRM-Felder wählen.
