Import, Export & Datenpflege
Excel-, CSV-, JSON- und XML-Daten übernehmen, Feldzuordnung prüfen, bereinigen und sicher wieder ausgeben.
In diesem Kapitel11 Abschnitte
Import und Export sind mehr als Dateidialoge: Beim Import werden Spalten in Feldtypen und Werte in Datensätze übersetzt. Beim Export gehen je nach Format und Umfang Informationen verloren. Planen Sie deshalb Kontrolle und Rückfallebene mit ein.
Für wen: Builder, Datenverantwortliche und Migrationsteams
Stand: Dokumentationsabgleich siehe Stand-Zeile oben
Import: Einfügen, CSV, Excel/ODS, JSON und XML je nach Eingangsweg
Edition: verfügbare Exportformate können vom Plan abhängen
Vor dem Import
Bereinigen Sie die Quelldatei, bevor sie Baserow erreicht:
- genau eine Kopfzeile,
- eindeutige Spaltennamen,
- keine zusammengeführten Zellen,
- konsistente Datums- und Zahlenformate,
- feste Statuswerte statt Schreibvarianten,
- eindeutige Schlüssel für spätere Verknüpfungen,
- keine unnötigen personenbezogenen Daten,
- Sicherung der Originaldatei.
Neue Tabelle per Import
- Öffnen Sie die richtige Datenbank.
- Wählen Sie Tabelle hinzufügen und Import.
- Wählen Sie Datei oder eingefügte Daten.
- Bei Excel-Dateien wählen Sie das gewünschte Arbeitsblatt.
- Prüfen Sie, ob die erste Zeile als Überschrift erkannt wird.
- Kontrollieren Sie vorgeschlagene Feldtypen.
- Starten Sie den Import und prüfen Sie anschließend Stichproben.
Baserow 2.3 kann .xlsx, .xls und .ods beim Erstellen einer Tabelle verarbeiten.
Mehrere Tabellenblätter werden nicht automatisch zu einem relationalen Modell. Importieren
Sie relevante Blätter getrennt und bauen Sie Beziehungen bewusst auf.
In bestehende Tabelle importieren
Beim Import in eine bestehende Tabelle ordnen Sie Quellspalten vorhandenen Feldern zu. Kontrollieren Sie besonders:
- passt der Datentyp,
- werden leere Werte korrekt behandelt,
- entstehen neue oder aktualisierte Zeilen,
- sind Auswahloptionen bereits vorhanden,
- lassen sich Beziehungen eindeutig zuordnen,
- greifen aktive Automationen auf importierte Änderungen.
Achtung: Ein großer Import kann Webhooks oder veröffentlichte Workflows auslösen. Pausieren oder entkoppeln Sie Integrationen nach dokumentiertem Plan, wenn eine Massenverarbeitung nicht beabsichtigt ist.
Nach dem Import prüfen
Führen Sie mindestens diese Kontrollen durch:
| Kontrolle | Beispiel |
|---|---|
| Zeilenzahl | Quelle und Ziel stimmen plausibel überein |
| Pflichtwerte | keine unerwartet leeren Schlüssel |
| Datumswerte | Tag und Monat nicht vertauscht |
| Dezimalzahlen | Komma/Punkt korrekt interpretiert |
| Auswahlwerte | keine neuen Schreibvarianten |
| Beziehungen | Links zeigen auf die richtige Zielzeile |
| Dubletten | eindeutige Schlüssel mehrfach vorhanden? |
| Anhänge | separat übernommen oder bewusst ausgeschlossen |
Datenpflege im Alltag
Gute Daten bleiben nicht allein durch den ersten Import gut. Vereinbaren Sie:
- verantwortliche Personen je Tabelle,
- erlaubte Status- und Auswahlwerte,
- regelmäßige Dubletten- und Leerdatenprüfung,
- kontrollierte Strukturänderungen,
- Lösch- und Aufbewahrungsregeln,
- Export- und Wiederherstellungstests.
Tabelle oder Ansicht exportieren
Ein Tabellenexport enthält den aktuellen Datenstand. Ein Ansichtexport kann nur sichtbare Zeilen und Felder sowie die aktuelle Sortierung berücksichtigen. Baserow nennt je nach Plan CSV, Excel, JSON und XML als Formate.
- CSV: breit kompatibel, aber ohne sichere Typinformation und Beziehungen.
- Excel: gut für manuelle Weitergabe, aber kein vollständiges Datenbankmodell.
- JSON/XML: strukturierter für technische Verarbeitung.
- Files: relevant, wenn Anhänge getrennt ausgegeben werden sollen.
Row-Kommentare und vollständige Änderungshistorien gehören laut Hersteller nicht automatisch zu einfachen Tabellenexporten.
Workspace-Export und Migration
Ein Workspace-Export dient eher der Übertragung zwischen Baserow-Instanzen. Prüfen Sie vor einer Migration:
- Zielversion und Kompatibilität,
- Benutzer und Berechtigungen,
- Domains, SSO und E-Mail-Konfiguration,
- API-Token und Webhooks,
- Automationsintegrationen und Geheimnisse,
- neue Datenbank- und Tabellen-IDs im Ziel,
- vollständige Funktions- und Stichprobentests.
CRM-Import in sinnvoller Reihenfolge
Importieren Sie zuerst Unternehmen, anschließend Kontakte und erst danach Verkaufschancen und Aktivitäten. Übernehmen Sie eine stabile Quell-ID, damit Sie Datensätze nach einem erneuten Import wiedererkennen. Ein Firmenname allein ist kein zuverlässiger Schlüssel.
Prüfen Sie mit drei Testzeilen: eine Firma mit zwei Kontakten, ein Kontakt ohne Firma und
eine doppelte E-Mail-Adresse. Ordnen Sie Beziehungen ausdrücklich zu; ein importierter
Text wie Nordlicht Büro GmbH ersetzt noch keine geprüfte Verknüpfung. Vergleichen Sie nach
dem Import Zeilenanzahl, Umlaute, Datumswerte und die Verknüpfungen stichprobenartig.
Typische Fehler
Ein wiederholter Import kann Dubletten erzeugen. Erst mit einer kleinen Datei und stabilen Quell-IDs prüfen, dann den gesamten Bestand übernehmen.
