Checklisten & gemeinsame Entwürfe

Dieses Kapitel brauchen Sie, wenn ein Ticket mehrere Arbeitsschritte hat, die nacheinander abgehakt werden sollen, oder wenn eine Antwort vorbereitet wird, die jemand anderes prüfen und absenden soll. Checklisten machen den Fortschritt in der Seitenleiste sichtbar; persönliche Entwürfe sichern Ihre ungespeicherte Arbeit, gemeinsame Entwürfe übergeben sie an die Gruppe.

Für wen: Teams mit mehrstufigen Prüf-, Wartungs- oder Freigabeabläufen
Voraussetzung: Für Checklisten Bearbeitungsrecht am Ticket; gemeinsame Entwürfe müssen für die jeweilige Gruppe aktiviert sein
Abhängig von der Konfiguration: Checklisten-Vorlagen, Gruppenrechte und gemeinsame Entwürfe sind optional.

Checkliste anlegen

Checklisten liegen in der rechten Ticket-Seitenleiste im Reiter Checkliste, sofern die Administration die Funktion nicht abgeschaltet hat. Anlegen und bearbeiten können Sie eine Checkliste nur, wenn Sie das Ticket bearbeiten dürfen.

1. Öffnen Sie den Reiter Checkliste.
2. Klicken Sie auf Leere Checkliste hinzufügen – oder wählen Sie eine Vorlage und klicken Sie auf Aus einer Vorlage hinzufügen. Fehlt dieser Bereich, gibt es keine Vorlage.
3. Vergeben Sie einen eindeutigen Titel.
4. Ergänzen, benennen und sortieren Sie die Punkte.

Beispiel „Wiederinbetriebnahme Lüftungsanlage“:

• Arbeitsfreigabe liegt vor
• Schutzvorrichtungen montiert
• Sichtprüfung dokumentiert
• Probelauf ohne Störung
• Objektverantwortliche informiert
• Abschlussprotokoll angehängt

Punkte bearbeiten und abhaken

Bei eigener wie bei vorlagenbasierter Checkliste können Sie den Titel ändern, Punkte umbenennen, hinzufügen, löschen und neu anordnen sowie die ganze Checkliste entfernen. Die Handgriffe:

• Auf den Text eines Punkts oder auf den Titel klicken, um ihn zu bearbeiten.
• Auf das Kontrollkästchen klicken, um einen Punkt abzuhaken.
• Über das Menü ︙ oder den Checklistentitel weitere Aktionen aufrufen, etwa Checkliste umbenennen, Reihenfolge ändern oder Checkliste entfernen.
• Mit Hinzufügen einen neuen Punkt anlegen.
• Nach Reihenfolge ändern die Punkte am Griff ≣ ziehen und ablegen.

Markieren Sie einen Punkt erst, wenn der beschriebene Zustand tatsächlich erreicht und – falls erforderlich – im Ticket belegt ist.

Achtung: Ein gesetztes Häkchen ist kein technischer Nachweis und keine fachliche Abnahme. Notwendige Messwerte, Protokolle oder Freigaben gehören weiterhin als Artikel oder Anhang ins Ticket.

Setzen Sie ein Ticket mit unvollständiger Checkliste auf „geschlossen“, fragt Zammad nach: Sie können die offenen Punkte zuerst bearbeiten und das Ticket offen lassen (Ja, Checkliste öffnen) oder es trotzdem schließen (Nein, Ticket nur schließen). Ein Abschluss trotz offener Punkte sollte fachlich begründet und intern dokumentiert werden.

Andere Tickets als Checklistenpunkt

Tippen oder fügen Sie in die Beschriftung eines Punkts Ticketkennung und Nummer ein, zum Beispiel Ticket#423456. Ein solcher Punkt lässt sich nicht von Hand abhaken – er spiegelt den Status des referenzierten Tickets. Als erledigt gilt er nur, wenn dieses Ticket geschlossen ist (grüner Statuskreis).

Die Kennung samt Nummer kopieren Sie im anderen Ticket über die Kopier-Schaltfläche am Titel oder mit der Taste .; siehe Tastenkürzel.

Beispiel: Das Hauptticket „Sanierung Sporthalle“ referenziert einzelne Tickets für Elektroprüfung, Brandschutztür und Lüftungsabnahme.

Prüfen Sie vor dem Eintragen:

• Ist es das richtige Ticket?
• Ist die Eltern-Kind-Logik im Team vereinbart? Siehe Tickets zusammenfassen, abspalten & verknüpfen.
• Bedeutet „Ticket geschlossen“ fachlich wirklich „Teilaufgabe erledigt“?

Persönliche Entwürfe

Zammad kennt zwei Entwurfsfunktionen: persönliche Entwürfe und gemeinsame Entwürfe. Der persönliche Entwurf ist immer da – jede Änderung an einem Feld oder am Artikel wird auf dem Server gesichert, ohne dass Sie etwas tun müssen. Deshalb können Sie zwischen offenen Tabs wechseln, ohne Arbeit zu verlieren, und finden beim Zurückkehren Ihren Stand wieder.

Wenn Sie zu einem Entwurf zurückkehren:

1. Inhalt und Ticketbezug prüfen.
2. Empfänger und Sichtbarkeit erneut kontrollieren.
3. Veraltete Informationen aktualisieren.
4. Erst dann absenden oder als interne Notiz speichern.

Ein Entwurf ist weder versendet noch fachlich abgeschlossen. Lassen Sie kritische Zusagen nicht ausschließlich in einem Entwurf liegen.

Gemeinsame Entwürfe

Gemeinsame Entwürfe (Gemeinsame Entwürfe) teilen Sie mit den anderen Agenten Ihrer Gruppe – für neue wie für bestehende Tickets. Eine Kollegin lädt den Entwurf, ändert ihn und speichert oder sendet ihn, etwa als Vier-Augen-Prüfung. Die Funktion ist optional und wird je Gruppe freigeschaltet; fehlt sie im Menü, ist sie für diese Gruppe nicht aktiviert.

Wichtig: Überschreiben ist endgültig. Zammad warnt, bevor ein vorhandener Entwurf überschrieben wird – auch Ihr persönlicher Entwurf, wenn Sie einen gemeinsamen laden. Und: Wer einen gemeinsamen Entwurf lädt und das Ticket anschließend mit einem Artikel aktualisiert, entfernt damit den gemeinsamen Entwurf. Das gilt auch, wenn Sie den Entwurf vor dem Absenden noch einmal teilen. Zammad geht davon aus, dass er nicht mehr gebraucht wird.

Gemeinsamen Entwurf für ein bestehendes Ticket speichern

1. Verfassen Sie den Artikel und setzen Sie die Ticketfelder wie gewünscht; prüfen Sie Sichtbarkeit und Empfänger.
2. Klicken Sie in der Fußzeile auf den Pfeil neben Aktualisieren. Erlaubt die Gruppe des Tickets gemeinsame Entwürfe, erscheint Entwurf teilen….
3. Alle aktuellen Änderungen – Ticketfelder, Artikel und Anhänge – werden im gemeinsamen Entwurf gesichert. Danach zeigt das Ticket die Schaltfläche Entwurf verfügbar.
4. Informieren Sie die übernehmende Person über Zweck und offenen Prüfbedarf.

Gemeinsamen Entwurf übernehmen

1. Liegt ein Entwurf von Ihnen oder einer anderen Person vor, zeigt das Ticket die Schaltfläche Entwurf verfügbar. Wer den Entwurf angelegt oder geändert hat, sehen Sie, wenn Sie mit der Maus darüberfahren.
2. Öffnen Sie die Vorschau und prüfen Sie Autor, Aktualität und den gesamten Inhalt.
3. Übernehmen Sie den Entwurf und passen Sie Fakten, Empfänger, Anhänge und Status an.
4. Aktualisieren Sie das Ticket bewusst – der gemeinsame Entwurf wird dabei entfernt.

Einen nicht mehr benötigten Entwurf löschen Sie über Löschen am unteren Rand der Vorschau. Auf Entwürfe, die andere bereits geladen haben, hat das keine Wirkung.

Gemeinsamer Entwurf für ein neues Ticket

Bei neuen Tickets erscheint der Reiter für gemeinsame Entwürfe in der rechten Seitenleiste erst, nachdem Sie eine Gruppe gewählt haben, für die die Funktion aktiviert ist. Ohne Gruppe bleibt er ausgeblendet.

1. Setzen Sie Ticketfelder, Kunde, Titel und Artikel wie gewünscht.
2. Öffnen Sie den Reiter, tragen Sie einen aussagekräftigen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.
3. Geben Sie der übernehmenden Person klar an, was noch fehlt.

Um einen solchen Entwurf zu ändern oder umzubenennen, laden Sie ihn, passen Inhalt und Name in der Seitenleiste an und speichern erneut. Auf demselben Weg entsteht aus einem vorhandenen Entwurf eine Kopie.

Nutzen Sie dieses Muster beispielsweise, wenn eine Telefonzentrale einen komplexen Bauvorgang vorerfasst, die Fachgruppe aber vor externer Kommunikation Objekt- und Vertragsdaten prüfen muss.

Checkliste und Entwurf nicht verwechseln

Sicherheitscheck

• Checklistenpunkte konkret und prüfbar formuliert
• Kein Häkchen ohne tatsächliche Erledigung gesetzt
• Referenzierte Ticketnummer kontrolliert
• Entwurf gehört zum richtigen Ticket
• Empfänger, Sichtbarkeit und Anhänge erneut geprüft
• Überschreibwarnung verstanden
• Offene Prüfschritte bei Übergabe benannt

Typische Fehler

• Überschreibwarnung routinemäßig bestätigt. Der überschriebene Entwurf ist weg – auch der eigene persönliche, wenn ein gemeinsamer geladen wird. Erst lesen, dann bestätigen.
• Gemeinsamen Entwurf nach dem Absenden gesucht. Er ist entfernt worden; das ist beabsichtigt. Wer den Text noch einmal braucht, findet ihn im gesendeten Artikel.
• Ticket-Punkt von Hand abhaken wollen. Geht nicht. Der Punkt folgt dem referenzierten Ticket und gilt erst als erledigt, wenn dieses geschlossen ist.
• Reiter für gemeinsame Entwürfe im neuen Ticket vermisst. Er erscheint erst nach der Gruppenauswahl – und nur bei Gruppen, für die die Funktion aktiv ist.

Weiter mit

• Tickets bearbeiten & kommunizieren – Artikel, Sichtbarkeit und Anhänge, die ein Entwurf mitnimmt.
• Tickets zusammenfassen, abspalten & verknüpfen – Teiltickets anlegen, die eine Checkliste referenzieren kann.
• Besitzer, Gruppen, Erwähnungen & Übergaben – die Übergabenotiz, die zu einem gemeinsamen Entwurf gehört.