Checklisten & gemeinsame Entwürfe
Qualitätsschritte sichtbar machen und Antworten im Vier-Augen-Prinzip gemeinsam vorbereiten.
In diesem Kapitel11 Abschnitte
Checklisten strukturieren wiederkehrende Arbeitsschritte. Entwürfe schützen begonnene Artikel vor Verlust; optional eingerichtete gemeinsame Entwürfe ermöglichen vorbereitete Übergaben innerhalb einer Gruppe.
Für wen: Teams mit mehrstufigen Prüf-, Wartungs- oder Freigabeabläufen
Voraussetzung: Für Checklisten Bearbeitungsrecht am Ticket; gemeinsame Entwürfe müssen für die jeweilige Gruppe aktiviert sein
Abhängig von der Konfiguration: Checklistenvorlagen, Gruppenrechte und gemeinsame Entwürfe sind optional.
Checkliste anlegen
Checklisten befinden sich in der rechten Ticket-Seitenleiste. Je nach Bereitstellung können Sie mit einer leeren Liste oder einer administrativ gepflegten Vorlage beginnen.
- Öffnen Sie den Checklistenbereich.
- Wählen Sie eine Vorlage oder eine leere Checkliste.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Titel.
- Ergänzen, benennen und sortieren Sie die Punkte.
- Aktualisieren Sie das Ticket.
Beispiel „Wiederinbetriebnahme Lüftungsanlage“:
- Arbeitsfreigabe liegt vor
- Schutzvorrichtungen montiert
- Sichtprüfung dokumentiert
- Probelauf ohne Störung
- Objektverantwortliche informiert
- Abschlussprotokoll angehängt
Punkte bearbeiten und abschließen
Je nach Berechtigung können Sie Punkte hinzufügen, umbenennen, neu anordnen oder löschen. Markieren Sie einen Punkt erst, wenn der beschriebene Zustand tatsächlich erreicht und – falls erforderlich – im Ticket belegt ist.
Achtung: Eine gesetzte Checkbox ist kein technischer Nachweis und keine fachliche Abnahme. Notwendige Messwerte, Protokolle oder Freigaben gehören weiterhin als Artikel oder Anhang ins Ticket.
Beim Schließen eines Tickets mit unvollständiger Checkliste weist Zammad darauf hin. Sie können dann im Ticket bleiben oder den Abschluss dennoch bestätigen. Ein Abschluss trotz offener Punkte sollte fachlich begründet und intern dokumentiert werden.
Andere Tickets als Checklistenpunkt
Geben Sie in einem Punkt den vorgesehenen Ticket-Verweis mit Ticket# ein und
wählen Sie den passenden Vorgang. Der Erledigungszustand folgt dann dem
referenzierten Ticket und kann im Checklistenpunkt nicht manuell gesetzt werden.
Beispiel: Das Hauptticket „Sanierung Sporthalle“ referenziert einzelne Tickets für Elektroprüfung, Brandschutztür und Lüftungsabnahme.
Prüfen Sie vor der Verknüpfung:
- Ist es das richtige Ticket?
- Ist die Eltern-Kind-Logik im Team vereinbart?
- Können die erforderlichen Personen das referenzierte Ticket lesen?
- Bedeutet „Ticket geschlossen“ fachlich wirklich „Teilaufgabe erledigt“?
Persönliche Entwürfe
Während Sie in einem Artikel schreiben, speichert Zammad den Entwurf serverseitig. Beim Tabwechsel oder späteren Öffnen kann der Text wieder verfügbar sein.
Wenn ein Entwurf angezeigt wird:
- Inhalt und Ticketbezug prüfen.
- Empfänger und Sichtbarkeit erneut kontrollieren.
- Veraltete Informationen aktualisieren.
- Erst dann absenden oder als internen Artikel speichern.
Ein Entwurf ist weder versendet noch fachlich abgeschlossen. Lassen Sie kritische Zusagen nicht ausschließlich in einem Entwurf liegen.
Gemeinsame Entwürfe für bestehende Tickets
Ist die Funktion für die Gruppe aktiviert, kann Zammad auf einen verfügbaren gemeinsamen Entwurf hinweisen.
Gemeinsamen Entwurf speichern
- Verfassen Sie den Artikel und prüfen Sie Sichtbarkeit sowie Empfänger.
- Öffnen Sie den Pfeil am Bereich Aktualisieren.
- Wählen Sie Entwurf speichern.
- Benennen Sie den Entwurf verständlich.
- Informieren Sie die übernehmende Person über Zweck und offenen Prüfbedarf.
Gemeinsamen Entwurf übernehmen
- Öffnen Sie den gemeldeten Entwurf.
- Prüfen Sie Autor, Aktualität und gesamten Inhalt.
- Passen Sie Fakten, Empfänger, Anhänge und Status an.
- Aktualisieren Sie das Ticket bewusst.
Wenn ein gemeinsamer Entwurf geladen und anschließend mit einem Artikel aktualisiert wird, wird der gemeinsame Entwurf entfernt. Überschreibwarnungen sollten deshalb nie routinemäßig bestätigt werden.
Gemeinsamer Entwurf für ein neues Ticket
Bei neuen Tickets erscheint die Funktion erst, nachdem eine Gruppe gewählt wurde, für die gemeinsame Entwürfe aktiviert sind.
- Wählen Sie Kunde, Titel und Gruppe.
- Erfassen Sie Artikel und relevante Ticketattribute.
- Erstellen Sie statt des Tickets einen benannten gemeinsamen Entwurf.
- Geben Sie der übernehmenden Person klar an, was noch fehlt.
Nutzen Sie dieses Muster beispielsweise, wenn eine Telefonzentrale einen komplexen Bauvorgang vorerfasst, die Fachgruppe aber vor externer Kommunikation Objekt- und Vertragsdaten prüfen muss.
Checkliste und Entwurf nicht verwechseln
| Werkzeug | Zweck | Verbindlichkeit |
|---|---|---|
| Checkliste | Arbeitsfortschritt strukturiert abbilden | Checkbox muss fachlich belegt werden |
| persönlicher Entwurf | eigenen ungesendeten Artikel sichern | nur für die weitere Bearbeitung |
| gemeinsamer Entwurf | vorbereiteten Artikel/Vorgang im Team übergeben | vor Nutzung vollständig prüfen |